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Kalkulation |
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Ein
umfangreiches Kalkulationswerk im Fracht-PROFI erlaubt die Kalkulation für
jedes einzelne Fahrzeug sowie eine rasche Auftragskalkulation, die entweder von
Standardwerten ausgeht oder ganz konkret einen bestimmten LKW, Anhänger und
Fahrer berücksichtigt. Dabei sind alle relevanten Werte und Deckungsbeiträge
ersichtlich.
Die
Kalkulation kann im Zuge der Auftragserfassung und Tarifierung
des Auftrags durchgeführt werden, ist aber auch ohne Auftragserfassung durch
Aufruf direkt aus der Symbolleiste möglich. Beim Aufruf aus dem Tarifrechner
werden der dort ermittelte Tarifpreis sowie die erfassten Spesen als
Kalkulationsgrundlage in die Auftragskalkulation übernommen. Jede durchgeführte
und gespeicherte Kalkulation kann auch nachträglich durch Vergabe der
entsprechenden Auftragsnummer einem Auftrag zugeordnet werden.
Um die
Kalkulationsberechnungen durchführen zu können, ist es erforderlich, die
notwendigen Kalkulationsdaten für die Fahrzeuge und Fahrer einmalig einzugeben.
Einige
allgemeine Kalkulationsdaten, die für alle Fahrzeuge bzw. Fahrer gleich sind,
werden in dieser Maske eingegeben.
Diese Daten
sind jahresabhängig hinterlegt, sodass sie die Werte jedes Jahr verändern können,
ohne die Kalkulationsgrundlagen der Vorjahre zu verlieren. Die meisten Daten
sind selbsterklärend, einige werden nachfolgend beschrieben.
Hier handelt
es sich um die Gemeinkosten des Unternehmens pro Jahr geteilt durch die Anzahl
der Fahrzeuge. Dies sind alle Kosten des Betriebes, die nicht direkt in die
Auftragskalkulation einfließen ? also nicht die Kosten für Kauf und Betrieb
der Fahrzeuge und auch nicht die Löhne der Fahrer, hingegen fallen die Löhne
des Büropersonals, die Büromiete, Werbekosten usw. in diese Rubrik.
Die Angabe der
Arbeitsstunden pro Tag sollte mit der Umrechnung der Stunden in Tage seitens des
Tarifrechners korrespondieren.
Der Preis
einer Stunde dient zur Berechnung der Regiestunden im Tarifrechner
Sie können für
jeden einzelnen Fahrer die Daten erfassen oder lediglich die Daten eines
Standardfahrers. Um den Standardfahrer einzugeben, wählen sie einfach in der
Auswahllistbox Fahrer keinen Fahrer aus.
Sie können
die Daten jedes einzelnen Fahrzeugs erfassen, um eine fahrzeugspezifische
Kalkulation durchführen zu können oder einfach ein Standardfahrzeug erfassen,
mit welchem Sie Ihre Kalkulationen durchführen. In diesem Fall wählen sie
einfach in der Auswahlbox Fahrzeug kein Fahrzeug aus.
Wenn sie mit
Standardfahrzeugen arbeiten, müssen Sie sowohl einen Standard-LKW als auch
einen Standard-Anhänger/Auflieger anlegen. Die Entscheidung treffen Sie in der
Optionsauswahl LKW/Anhänger.
Da die pro LKW
bzw. Anhänger einzugebenden Daten umfangreich sind, aber in weiten Teilen wenig
variieren, haben Sie mit der Schaltfläche Kopie die Möglichkeiten, aus
einem bereits erfassten LKW bzw. Anhänger/Auflieger einen neuen zu esrstellen,
indem die Daten des in der Liste markierten kopiert werden. Sie brauchen
anschließend nur das richtige Kennzeichen auszuwählen und gegebenenfalls Daten
zu ändern. Achtung: Das Kennzeichen können Sie nur bei der Neuanlage durch Kopie
ändern, bei einem anschließenden Bearbeiten ist dieses Feld nicht editierbar!
In diesem Feld
können Sie den Fahrer festlegen, der mit diesem Fahrzeug überwiegend fährt.
In der Kalkulation werden dann die kalkulierten Kosten dieses Fahrers
herangezogen. Sie haben aber in der Auftragskalkulation die Möglichkeit, für
einen konkreten Auftrag einen anderen Fahrer zu wählen.
Geben Sie in
diesem Feld nichts ein, so werden die kalkulierten Kosten des Standardfahrers
herangezogen.
Bei einem Anhänger
oder Auflieger sind weniger Daten einzugeben als bei einem LKW, deshalb sind
einzelne Felder gesperrt. Alle Fahrzeuge müssen zuvor in der Fuhrparkliste des Fracht-PROFI
erfasst worden sein.
Mit dieser
Schaltfläche lassen Sie für das markierte Fahrzeug die Kalkulationsdaten
berechnen. Nach dem erstmaligen Berechnen erscheint das Fahrzeug in der Liste
der Fahrzeugkalkulationsergebnisse und die Daten können dort betrachtet und
gegebenenfalls sogar verändert werden. Das ist aber normalerweise nicht
erforderlich und wird auch nicht empfohlen, da ein erneutes Betätigen der
Schaltfläche Berechnen die veränderten Daten überschreibt.
Wichtig:
Um die Kalkulationsdaten eines Fahrzeuges in der Auftragskalkulation verwenden
zu können, dürfen Sie nicht vergessen, nach dem Erfassen die Ergebnisse durch
Betätigen der Schaltfläche Berechnen erstellen zu lassen! Ebenso müssen
Sie nach einer etwaigen Veränderung der Fahrzeugdaten diese Schaltfläche betätigen,
ansonsten wird mit den alten Kalkulationsdaten weitergerechnet!
In dieser
Liste sind alle Fahrzeuge ersichtlich, für die eine Fahrzeugkalkulation
durchgeführt wurde. Hier kann auch eine neue Berechnung für das markierte
Fahrzeug angestoßen werden. Voraussetzung ist allerdings, dass durch Betätigen
der Schaltfläche Berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsdaten bereits
ein Ergebnissatz erzeugt wurde.
Über die
entsprechenden Schaltflächen kann die Ansicht umgeschaltet werden. Die
Fahrzeugkalkulationsergebnisse enthalten alle Ergebnisse von Fahrzeugen aus dem
Fuhrpark, die Standardkalkulationsergebnisse hingegen diejenigen der
Standardfahrzeuge, das sind ein LKW und ein Anhänger.
Die
angezeigten Ergebnisse können hier verändert werden. Diese Änderungen werden
bei den Auftragskalkulationen dann auch berücksichtigt. Es ist allerdings zu
beachten, dass eine solche Änderung bei Betätigen der Schaltfläche Neu
berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsergebnisse bzw. der Schaltfläche
Berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsdaten überschrieben wird.
Die Tabelle
enthält die errechneten Selbstkosten pro Stunde bzw. pro Tag, die sich
aus folgenden Teilkosten zusammensetzen:
Fahrerkosten
pro Stunde
+ Fahrzeugkosten pro Stunde + Gemeinkosten pro Stunde + kilometerabhängige
Kosten pro Stunde
Das Feld Kosten
pro km enthält die kilometerabhängigen Kosten des Fahrzeuges. Dieser hängt
auf folgende Weise mit den kilometerabhängigen Kosten pro Stunde
zusammen:
Kilometerabhängigen
Kosten pro Stunde = Kosten pro km * Jahreskilometerleistung /
Jahreseinsatzstunden.
Die Kosten
sind immer auf das jeweilige Fahrzeug berechnet und nicht auf eine LKW/Anhängerkombination.
Deshalb enthält der Ergebnissatz eines Anhängers z.B. keine Fahrerkosten, da
die Fahrerkosten immer beim LKW mitgerechnet werden. Erst bei der
Auftragskalkulation werden die Kosten für LKW, Anhänger und Fahrer
entsprechend der getroffenen Auswahl zusammengerechnet.
Die
Auftragskalkulation bietet eine hervorragende Möglichkeit, mit wenigen Tastendrücken
die Rentabilität eines Auftrages zu überprüfen. Sie kann entweder aus der
Auftragsliste oder aus der Preisauskunft mit der Schaltfläche Kalkulation
aufgerufen werden.
Diese Liste
bietet einen Überblick über alle gespeicherten Auftragskalkulationen. Die
Liste bietet eine Ansicht nach Kalkulationen, die einem bestimmten Auftrag
zugeordnet sind und solchen, die das nicht sind. Es kann allerdings jederzeit
eine Standardkalkulation durch Erfassen der Auftragsnummer einem Auftrag
zugeordnet und dadurch in die andere Sicht verschoben werden.
Bitte beachten
Sie, dass ein Aufruf der Bearbeitungsmaske aus dieser Liste das manuelle
Eintragen der Kalkulationsdaten erfordert. Wir empfehlen daher den Aufruf aus
der Preisauskunft, da die dort erfassten bzw. berechneten Erlöse, Spesen sowie
Zeit und Entfernungsangaben an die Auftragskalkulation übergeben werden.
Diese Maske
wird entweder aus der Liste oder aus der Preisauskunft aufgerufen. In letzterem
Falle erfolgt eine Vorbelegung der
dort erfassten Daten, sodass bei einer Standardkalkulation nur mehr die Schaltfläche
Auftrag kalkulieren gedrückt werden muss, um das Ergebnis der Berechnung
zu sehen.
Mit Betätigen
der Schaltfläche Ok wird das Ergebnis abgespeichert. Beachten Sie bitte,
dass das Speichern einer Kalkulation, die nicht aus dem Tarifrechner aufgerufen
wurde und die auch nicht mit der zugehörigen Auftragsnummer versehen wird, nur
bedingt sinnvoll ist, da sie unter Umständen schwer wiederauffindbar ist.
Die
Auftragsnummer ist optional und nur vonnöten, wenn Sie die Kalkulation einem
bestimmten Auftrag zuordnen wollen. Rufen Sie die Kalkulation via Tarifrechner
aus der Auftragsanlage auf, so ist diese Nummer bereits vorbelegt. In diesem
Fall sollten Sie die Auftragsnummer natürlich nicht ändern, wenn Sie die
Kalkulation wiederfinden wollen.
Steuern Sie
mit diesem Feld, ob Ihre Kalkulation einen Anhänger oder Auflieger berücksichtigen
soll oder nicht. Standardmäßig ist das Kästchen angehakt, d.h. es wird ein
Anhänger mitkalkuliert. Haben Sie keinen ausgewählt, so wird der Standardanhänger
verwendet. Sollte für den ausgewählten oder den Standardanhänger keine gültige
Berechnung vorliegen, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und müssen
ihn in den Fahrzeugkalkulationsdaten erfassen und mit der Schaltfläche Berechnen
den Ergebnissatz erstellen lassen.
Hier können
Sie wahlweise einen bestimmten Wert einstellen. Tun Sie dies nicht, wird jeweils
der Standardwert verwendet. Falls dieser nicht existiert, erhalten Sie eine
Fehlermeldung und müssen Kalkulationsdaten für Fahrer, LKW oder Anhänger
erfassen, ohne einen bestimmten Wert einzustellen. Vergleichen Sie dazu
die Beschreibung der jeweiligen Erfassungsmasken.
Die Entfernung
ist die Basis zur Berechnung der kilometerabhängigen Kosten des Auftrages und
daher unbedingt einzugeben. Wir empfehlen Ihnen, die Entfernung bereits im
Tarifrechner einzugeben bzw. dort aus den Postleitzahlen ermitteln zu lassen, da
sie dadurch automatisch beim Aufruf der Kalkulation übergeben und in diesem
Feld eingesetzt wird.
Die
Einsatzdauer ist für die Berechnung der zeitabhängigen Kosten unbedingt
erforderlich. Auch sie sollte bereits im Tarifrechner eingegeben bzw. zusammen
mit der Entfernung ermittelt werden. Beachten Sie bitte, dass Sie wahlweise
entweder Stunden oder Tage eingeben müssen. Das jeweils andere Feld ist
gesperrt, um es wieder freizugeben, müssen Sie den anderen Wert löschen. Die
Umrechnung der Stunden in Tage erfolgt gemäß den Einstellungen im Feld Arbeitsstunden
pro Tag. Achtung: Der Tarifrechner hat in den Maßeinheiten derzeit einen
Umrechnungsfaktor von 8 Stunden pro Tag, der bei einer anderen Einstellung
ebenfalls geändert werden sollte.
Spesen können
in diesem Feld summarisch eingegeben werden. Auch hier empfehlen wir die Eingabe
im Tarifrechner, da dort auch eine weiter Differenzierung der Spesen möglich
ist. Beachten Sie bitte bei einer Änderung dieses aber auch anderer
Kalkulationsfelder, dass diese Änderungen nicht in den Tarifrechner rückübernommen
werden. Ändern Sie daher Spesen, Tarifbetrag, Entfernung oder Zeit immer dort,
sofern Sie die Kalkulation vom Tarifrechner aufgerufen haben und den Tarif auch
speichern wollen.
Dies ist der
Erlös inklusive der Spesen, den Sie für Ihren Auftrag erzielen wollen. Dieser
Erlös wird automatisch im Tarifrechner durch den dort eingestellten Tarif
ermittelt und in die Kalkulation übertragen. Rufen Sie die Kalkulation nicht
vom Tarifrechner auf, müssen Sie den Erlös selbst errechnen und eintragen.
Mit dieser
Schaltfläche stoßen Sie die Berechnung der Auftragskalkulation an. Sie sehen
sofort alle relevanten Werte und insbesondere in den Feldern Ergebnis und
Ergebnis pro Tag, ob dieser Auftrag für Sie lukrativ ist. Sind diese
Felder rot eingefärbt, fahren Sie bei diesem Auftrag defizitär.
Sie erhalten
die Ergebnisse der Auftragskalkulation übersichtlich gruppiert. Dabei haben die
einzelnen Felder folgende Bedeutung:
Nettoerlös |
Erlös
abzüglich der Spesen |
KmKosten |
Die
kilometerabhängigen Kosten dieser Fahrt |
Deckungsbeitrag
1 |
Erlös
abzüglich der kilometerabhängigen Kosten |
Fahrerkosten |
Die
ermittelten Fahrerkosten für diese Fahrt |
Deckungsbeitrag
2 |
Deckungsbeitrag
1 abzüglich der Fahrerkosten |
Zeitkosten |
Die
zeitabhängigen Kosten dieser Fahrt |
Deckungsbeitrag
3 |
Deckungsbeitrag
2 abzüglich der zeitabhängigen Kosten |
Gemeinkosten |
Die für
diese Fahrt anteilig ermittelten Verwaltungskosten |
Ergebnis |
Deckungsbeitrag
3 abzüglich der Gemeinkosten |
Ergebnis
pro Tag |
Ergebnis
geteilt durch die Anzahl benötigter Tage |
Erlös
pro km |
Planerlös
geteilt durch gefahrene km |
Beachten Sie
bitte, dass das Ergebnis pro Tag im Falle einer Berechnung auf Stundenbasis
besser ausfällt als bei einer Berechnung auf Tagesbasis, wenn es sich
nicht um volle Tage handelt. Der Grund liegt darin, dass die zeitabhängigen
Kosten sowie die Fahrerkosten nur für die tatsächlich benötigte Zeit
ermittelt werden. Damit liegt das Ergebnis pro Tag immer besser als bei
Berechnung auf Tagebasis, auch wenn das Ergebnis durch die volle Anzahl an Tagen
geteilt wird! Wenn Sie wissen wollen, was es sie tatsächlich kostet, wenn der
Tag nicht voll ausgenützt wird, geben Sie die Einsatzzeit in Tagen an oder
runden Sie die Stunden auf volle Tage auf.
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