Handbuch

Version: M8

Einführung

Der Fracht-PROFI unterstützt den Frächter sowohl bei der Auftragserfassung als auch bei der Disposition und Rechnungserstellung bis hin zum Buchhaltungsexport. Dabei haben wir auf einfachste Bedienung und Übersichtlichkeit Wert gelegt. Damit wird die Arbeit des Disponenten extrem vereinfacht.

Mit dem Fracht-PROFI ist nicht nur das Zuordnen beliebig vieler Aufträge zu einer Tour möglich, sondern Aufträge können auch auf verschiedene Touren aufgeteilt werden. Auch das Umsatteln wird komfortabel unterstützt. Das Einbinden von Subfrächtern ist ebenfalls kein Problem.

Natürlich kann der Disponent auch auf Knopfdruck Fahrerladeaufträge, Subfrächteraufträge, Auftragsbestätigungen erstellen und papierlos übermitteln.

Ebenso werden Frachtbriefe, Lieferscheine, Ladelisten, Aktendeckel und vieles mehr erstellt und können komfortabel per Mail oder Fax versandt werden.

Ein übersichtlicher Dispoblock erlaubt die jederzeitige Information über die disponierten Fahrzeuge und Subfrächter. Die Auftragsverfolgung erlaubt das sofortige Auffinden jedes Fahrzeugs.

Umfangreiche Ertragsstatistiken erlauben die jederzeitige Kontrolle der Auslastung und Ertragssituation jedes einzelnen LKWs und berücksichtigen auch Vorholungen und Zustellungen punktgenau.

Mithilfe einer umfangreichen Lademittelverwaltung ist die Kontrolle und Abrechnung beliebiger Lademittel ein Klacks. Alleine diese Funktion kann eine Menge Geld sparen.

Natürlich verwaltet der Fracht-PROFI auch alle Termine für Sie und erinnert Sie an TÜV- und Tacho Überprüfungen, Lärmarm-Zertifikat, Kran-, Ladebordwand-Ablauf, Führerscheinablauf oder ADR Schein, damit Sie nie wieder einen Termin versäumen!

Fracht-PROFI erstellt auf Knopfdruck Rechnungen und Gutschriften und bietet eine komfortable Rechnungsvorschau, die auch noch Änderungsmöglichkeiten bietet, bevor Sie die Rechnung drucken und versenden. Auch welche Rechnungen bereits gedruckt, bezahlt oder in die Buchhaltung exportiert wurden, kann mit dem Fracht-PROFI bequem verwaltet werden.

Für den Buchhaltungsexport können Sie bereits im Fracht-PROFI die Konten festlegen und Kostenstellen verwalten.

Der verpflichtende Wochenbericht an die Statistik Austria kann mit dem Fracht-PROFI auf einfachste und schnellste Weise erstellt werden.

Zahlreiche Schnittstellen erlauben die einfache Kommunikation mit anderen Softwareprodukten durch klare Schnittstellendefinitionen.

Allgemeines zur Bedienung

Anmeldung

Durch die Eingabe von Benutzernamen und Passwort melden Sie sich am System an. Bei der erstmaligen Anmeldung müssen Sie sich als Administrator mit der Kennung admin anmelden. Das zugehörige Passwort erhalten Sie bei der Registrierung.

Nach der Anmeldung als Administrator können Sie mit der Benutzerverwaltung, die Sie über den Menüpunkt Datenbank in der oberen Menüleiste erreichen, verschiedene Benutzer mit oder ohne Admin-Berechtigung anlegen.

Zunächst kommen Sie nach der Anmeldung auf die Hauptseite, in welcher Sie die Sprache auswählen können. Derzeit ist nur Deutsch und Englisch verfügbar.

Hauptseite

Auf der Hauptseite sehen Sie eine linke und eine obere Menüleiste sowie zwei Schaltflächen zum Umschalten der Sprache. Falls Sie die Sprache umschalten, sollten Sie sich neu anmelden.

Die Beschreibung der Menüleisten finden Sie unter Bedienung.

Dateneingabe

Muss-Felder

In den Bildschirmansichten sind Felder, die zwingend ausgefüllt werden müssen (Muss-Felder), mit einem blauen Punkt bei der Bezeichnung markiert.

Listen

Bei den meisten Listen existiert eine Filterleiste direkt unter den Spaltenüberschriften. Dort können Sie Suchbegriffe eingeben, die die Auswahl der angezeigten Datensätze einschränken. Dadurch können Sie auch in großen Listen schnell den gewünschten Datensatz finden.

Die einzelnen Spalten können Sie in der Regel beliebig vergrößern und verkleinern, indem Sie den blauen Trennstrich zwischen den Spaltenüberschriften verschieben. Auch die Position der Spalten lässt sich verschieben, indem sie auf die Spaltenüberschrift klicken und diese mit gedrückter Maustaste auf eine andere Position ziehen.

Wenn Sie über einer Liste auf der rechten Seite diese beiden Symbole sehen,

können Sie durch einen Klick auf das linke Symbol die ursprüngliche Reihenfolge der Spalten wieder herstellen.

Mit dem rechten Symbol öffnen Sie ein Fenster, in dem sie die anzuzeigenden Spalten in der Liste festlegen können. Diese Auswahl wird bei Ihren Benutzereinstellungen gespeichert und bleibt erhalten, bis Sie sie wieder ändern. Das gilt auch für das Verschieben von Spalten.

Wenn sich rechts neben der Spaltenüberschrift zwei kleine Pfeile befinden, können Sie die Liste nach dieser Spalte sortieren. Der erste Klick auf die Spaltenüberschrift sortiert aufsteigend, der zweite absteigend, der dritte stellt die ursprüngliche Sortierung wieder her.

Um einen neuen Eintrag in einer Liste anzulegen, klicken Sie auf den Button Neu, um einen Eintrag zu ändern, selektieren Sie ihn durch einen Klick in der Liste und klicken dann auf den Button Ändern. Falls rechts neben der Liste die Daten des Eintrags angezeigt werden, sind sie in der Regel ausgegraut, solange sie im Ansichtsmodus sind. Erst durch einen Klick auf den Ändern Button werden die Daten normal angezeigt. Sie müssen den Bearbeitungsmodus entweder durch einen Klick auf Ok oder Speichern oder auf Abbrechen verlassen, um einen anderen Eintrag selektieren zu können. Dies stellt sicher, dass Sie nicht versehentlich ihre ungespeicherten Daten verlieren.

Das Löschen eines Eintrags aus der Liste ist nicht immer möglich. Wenn bereits andere Daten auf diesen Eintrag referenzieren, dann kann er nicht gelöscht werden, ehe nicht die referenzierenden Daten gelöscht werden. So kann z.B. ein disponierter Auftrag nicht gelöscht werden, ehe die Disposition gelöscht wurde.

Bestätigungs– oder Fehlermeldungen werden links unten für einige Sekunden angezeigt und verschwinden dann wieder. Manche Fehlermeldungen müssen Sie allerdings bestätigen, ehe Sie verschwinden, um sicherzustellen, dass Sie sie auch lesen konnten.

In der Regel sind die Trennlinien zwischen Liste und Bearbeitungsansicht verschiebbar. Wenn Sie auf die vertikale Trennlinie klicken, können Sie sie in eine beliebige Richtung ziehen. In der Dispo gibt es auch eine horizontale Trennlinie, die so verschieben können.

Menüs

Der Fracht-PROFI besitzt eine linke und eine obere Menüleiste.

Die Menüleisten haben unterschiedliche Funktionen. Bei der oberen Menüleiste handelt es sich um ein aufklappbares Menü, welches die gesamte Funktionalität enthält.

Die linke Menüleiste beinhaltet hingegen Links auf die regelmäßig benutzten Ansichten und erlaubt das Wechseln zwischen diesen Ansichten. Diese Menüleiste können sie mit dem Button links oben

(erkennbar an drei waagrechten blauen Strichen) beliebig weg- und wieder zuschalten, um mehr Platz für die Ansichten zur Verfügung zu haben.

Während die Links Adresse und Auftrag zum schnellen Neuerfassen von Adressen und Aufträgen gedacht ist, führen die Links Adressen und Aufträge auf die entsprechenden Listen. Aber auch aus diesen Listen ist die Neuanlage möglich. Die Funktionalität der Neuanlage ist in beiden Fällen identisch.

Die Ansichten von Adresse und Auftrag sind auch über die obere Menüleiste unter dem Menüpunkt Dispo mit Neue Adresse anlegen und Neuen Auftrag anlegen erreichbar.

Bildschirmansichten

Beim Wechseln zwischen den Ansichten im linken seitlichen Menü bleiben die dort eingegebenen Daten während des Wechsels erhalten. Wird die Ansicht Adresse oder Auftrag zur Anzeige einer Adresse oder eines Auftrages aus einer anderen Ansicht benötigt, während sich noch ungespeicherte Daten darin befinden, erhalten Sie eine Warnung. Wurden die Daten hingegen aus der Listenansicht von Adressen oder Aufträge mit der Schaltfläche Neu erfasst, tritt dieser Konflikt nicht auf.

Alle Bildschirmansichten sind beliebig skalierbar und passen sich der Bildschirmgröße an. Bei der Arbeit mit dem Fracht-PROFI ist ein großer Bildschirm hilfreich, da insbesondere bei der Dispositionsansicht mehr Fahrzeuge und Tage gleichzeitig dargestellt werden können. Natürlich können Sie auch beliebig verkleinern und vergrößern, wie es für Ihre Bildschirmauflösung am besten passt.

Viele Ansichten sind geteilt in eine Liste auf der linken Seite und eine Eingabeansicht auf der rechten. Bei den größeren Ansichten können Sie die Trennlinie zwischen den beiden Ansichten beliebig verschieben, sodass Sie z.B. alle Spalten der Liste sehen können, ohne scrollen zu müssen oder den ganzen Bildschirm für die Eingabe zur Verfügung haben.

Adressen

Diese Liste enthält alle adressbezogenen Daten, das sind Auftraggeber, Lade- und Entladestellen, Rechnungsempfänger, Subfrächter und Umschlaglager.

Sie sehen in der Liste die für den schnellen Überblick relevanten Daten wie Firma, Adresse, Telefonnummern, Mail und Kundennummer. Sie können nach jeder einzelnen Spalte in der Liste sortieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche Ändern die Daten einer Adresse zum Bearbeiten öffnen. Die Details der ausgewählten Adresse sehen Sie rechts neben der Liste zunächst im Ansichtsmodus (ausgegraut), wo Sie sie nach einem Klick auf Ändern auch bearbeiten können. Beachten Sie, dass Sie die Bearbeitung einer Adresse mit der Schaltfläche Ok oder Abbrechen beenden müssen, um eine andere Adresse in der Liste auswählen zu können.

Den Trennstrich zwischen Liste und Details können sie beliebig verschieben, wenn Sie mit der linken Maustaste auf das dunkel markierte Trennstück klicken und den Trenner mit gedrückter Maustaste ziehen. Außerdem können Sie die Breite der Spalten ändern, indem Sie mit der linken Maustaste den blauen Trennstrich zwischen den Spalten verschieben.

Ebenso können Sie die seitliche Menüleiste wegschalten, indem Sie auf den Button mit drei waagrechten Strichen links oben klicken.

Mit Betätigen der Schaltfläche Drucken können Sie wahlweise alle Adressen oder nur die mit einer FIBU-Kontonummer in übersichtlicher Form als PDF-Dokument zum Abspeichern oder Ausdrucken generieren.

Ein Klick auf die Schaltfläche E-Mail öffnet ihren lokalen E-Mail-Client mit ausgefüllter Empfängeradresse des aktuell selektierten Kunden zum komfortablen und unkomplizierten Versand eines Mails.

Mit der Schaltfläche Löschen können Sie nach einer Sicherheitsabfrage eine Adresse löschen und mit der Schaltfläche Neu eine neue Adresse anlegen. Dies ist auch durch Anwahl von Adresse im seitlichen Menü links möglich.

Adressdaten

Die Bildschirmmaske zum Erfassen bzw. Ändern von Adressdaten in der rechten Bildschirmhälfte neben der Adressliste gliedert sich in die Bereiche Adressdaten, Lade- und Entladezeiten und Standard-Rechnungsformat für Kunden. Im unteren Drittel können als zusätzliche Information die jeweiligen Ansprechpartner erfasst werden.

Es müssen zumindest die mit einem blauen Punkt markierten Daten eingegeben werden (Firmenname, Land, PLZ und Ort).

Neben den Anschriftsdaten können Anmerkungen/Notizen in freier Textform eingetragen werden.

Hier wird auch die UID-Nummer sowie das Zahlungsziel in Tagen erfasst. Die UID-Nummer hat eine wichtige Funktion und wird zur Prüfung der Auftragsart und des Mehrwertsteuersatzes bei der Auftragsanlage herangezogen.

Für die Überleitung in die Finanzbuchhaltung kann hier eine Debitoren- oder Kreditoren Kontonummer eingetragen werden. Dies ist in der Regel nur dann notwendig, wenn die Kunden in der Finanzbuchhaltung verwaltet werden und dort eine Kontonummer erhalten.

Normalerweise ist es einfacher, das Auswahlfeld Kreditorenadresse oder Debitorenadresse anzuwählen. Dadurch wird automatisch eine fortlaufende Kundennummer vergeben, welche beim Export der Debitoren in die Finanzbuchhaltung als Kontonummer verwendet werden kann. Die Einstellungen dazu können in den Stammdaten/Grundeinstellungen im Register Buchhaltung getroffen werden. Nähere Details dazu finden Sie im Kapitel Buchhaltungsexport.

Lade- und Entladezeiten

Generelle Informationen über Lade- und Entladezeiten werden in diesem Bereich eingegeben. Diese Infos erscheinen bei der Anlage von Aufträgen in den Feldern der Lade- bzw. Entladestelle.

Standard-Rechnungsformat für Kunden

Wenn die eingegebene Adresse auch Rechnungsadresse ist, können hier vorweg für diesen Kunden Einstellungen über das Aussehen der Rechnung getroffen werden. Dies erfolgt nach den Kriterien Destination und Sendungsinformation (siehe auch Rechnungs-/Gutschriftenvorschau).

Ansprechpartner

Über die Schaltfläche Neuer Ansprechpartner können Daten zu Kontaktpersonen erfasst werden. Diese Informationen können im Fenster Auftragserfassung über die Auswahlbox Kontakt bei den jeweiligen Adressen abgefragt werden. Das Löschen bzw. Editieren der Ansprechpartner ist über einen Klick auf das entsprechende Icon in der jeweiligen Zeile möglich.

Auftrag

Die Auftragsmaske dient zum Erfassen und Bearbeiten eines Auftrages. Zu ihr kann man auf drei Arten gelangen:

1. entweder durch Auswahl von Adresse in der seitlichen Menüleiste zur Neuanlage

2. oder durch Auswahl von Adressen ebendort und Klick auf Schaltfläche Neu oder Auswahl eines Auftrages in der Liste und Klick auf Schaltfläche Ändern

3. oder durch Auswahl von Neuer Auftrag im Menü Dispo in der oberen Menüleiste.

Die Maske hat drei Register und ist somit in 3 logische Bereiche geteilt: Auftragsdaten, Ladestellen und Sendungen.

Auftragsdaten

Im ersten Register Auftragsdaten werden alle Daten für die Transportabwicklung und Fakturierung eingegeben (Auftraggeber, Telefon u. Faxnummern von Kontaktpersonen, Rechnungsempfänger, Fakturierungsart, Mehrwertsteuersatz, Frachtpreis sowie eventuelle Mautkosten).

Außerdem stehen zahlreiche Schaltflächen für Ausdrucke etc. zur Verfügung.

Standardauftrag

Häufig wiederkehrende Auftragsdaten können als Standard hinterlegt werden (Schaltfläche Standardauftrag). Die so angelegten Standardaufträge können durch Auswahl von Standardaufträge im Menü Übersichten der oberen Menüleiste nachbearbeitet werden. In der Auswahlliste Standardauftrag können sie aus den so angelegten Standardaufträgen einen auswählen und damit die Daten in der Auftragsmaske befüllen. Wurden vor der Auswahl bereits Daten eingegeben, so werden diese durch die Daten des ausgewählten Auftrags ersetzt.

Auftraggeber

Die Daten zu Auftraggeber und Rechnungsempfänger können in den Auswahllisten aus dem Adressbestand ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche Adresse können Sie direkt zur Adressansicht verzweigen, um eventuelle Änderungen vorzunehmen. Das Betätigen des Zurück Buttons des Browsers oder die Auswahl von Auftrag oder Aufträge im seitlichen Auswahlmenü oder Neuer Auftrag im oberen Auswahlmenü führt sie wieder zurück zum Auftrag (je nachdem, woher Sie gekommen sind).

Fakturierungsart

Hier können Sie zwischen Regieauftrag, Auftragsfakturierung und Sendungsfakturierung auswählen.

Regieauftrag

Diese Option wählen Sie, wenn Sie nur nach Regiestunden abrechnen.

Auftragsfakturierung

Wenn Sie im Rahmen Ihres Auftrags keine unterschiedlichen Sendungen transportieren, so wählen sie diese Option. Dies ist der Regelfall für die meisten Aufträge und daher voreingestellt.

Sendungsfakturierung

Werden im Rahmen eines Auftrages mehrere Lade-/Entladestellen bedient, so kann für jede Ladestelle ein eigener Sendungspreis (Eingabefeld Sendungspreis) festgelegt werden. Die einzelnen Preise werden automatisch addiert und erscheinen aufsummiert im Feld Frachtpreis (Diese Felder befinden sich im Register Sendungsdaten). Dazu stellen Sie die Option Sendungsfakturierung ein.

Rechnungsempfänger

Informationen für die Rechnungslegung können im Bereich Rechnung eingestellt werden: Festlegung des Rechnungsempfängers, zusätzliche Angaben für den RE-Empfänger wie seine DispoNr., AuftrNr. oder PosNr. Diese Daten werden beim Rechnungsdruck übernommen und mit ausgefertigt.

Der Rechnungsempfänger wird bei der Neuanlage mit der Adresse des Auftraggebers vorbelegt. Wenn Sie einen anderen Rechnungsempfänger wünschen, so wählen Sie ihn mit der Auswahlliste aus.

Fakturierungsart

Die Festlegung der Fakturierungsart (Regieauftrag, Sendungs- oder Auftragsfakturierung) erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Option.

LKW-Art

Bis zu 4 unterschiedliche Informationen, die für die Disposition wichtig sind, können im Bereich LKW-Art eingestellt werden: (z.B. Auftrag benötigt Fahrzeug mit ADR-Ausrüstung, Großraumfahrzeug, bestimmte Innenhöhe etc.). Die Festlegung möglicher Anforderungen erfolgt bei den Stammdaten im Dialog Fahrzeug-Anforderungen.

Auftragsdaten Schaltflächen

Mit zahlreichen Schaltflächen im unteren rechten Teil des Bildschirms stehen Ihnen zum Ausdrucken Aktendeckel, Auftragsbestätigung, Frachtbrief und Lieferschein zur Verfügung.

Außerdem können Sie Anmerkungen verfassen und einen Auftrag löschen.

Anmerkungen

Mit der Schaltfläche Anmerkungen können Sie eine Anmerkung für die Verrechnung des aktuellen Auftrags erfassen. Dies kann ebenfalls bei den Rechnungen in den Auftragsbezogenen Positionen mit der Schaltfläche Anmerkung erfolgen. Diese Anmerkung erscheint in der Rechnung am Ende der entsprechenden Position (Jeder Auftrag ist eine Position in der Rechnung).

Aktendeckel drucken

Mit der Schaltfläche Aktendeckel drucken können Sie die relevanten Auftragsdaten für Ihr Archiv ausgeben.

{width=“4.613888888888889in” height=“4.107638888888889in”} <br>

Ein beispielhafter Aktendeckel.

Auftragsbestätigung drucken

Ein Klick auf die Schaltfläche Auftragsbestätigung drucken öffnet ein Fenster, in dem sie festlegen können, ob eine Kopfzeile mit der Firmenadresse aus den Grunddaten oder aus einer Grafik mit ausgegeben werden soll. Diese Grafik können Sie in den Grundeinstellungen in dem Register Druckoptionen hochladen und sie wird auch für den Rechnungskopf verwendet.

Außerdem kann eine zusätzliche Information über die Soll- und Leer-Km sowie über die Mautkosten ausgegeben werden.

Eine beispielhafte Auftragsbestätigung könnte so aussehen:

Frachtbrief drucken

Mit der Schaltfläche Frachtbrief drucken können Sie einen Frachtbrief für den aktuellen Auftrag erstellen und bearbeiten. Der Frachtbrief ist im Abschnitt Formulare unter Frachtbrief beschrieben.

Lieferschein drucken

Mit der Schaltfläche Lieferschein drucken können Sie einen Lieferschein für den aktuellen Auftrag erstellen und bearbeiten. Der Lieferschein ist im Abschnitt Formulare unter Lieferschein beschrieben.

Standardauftrag

Mit der Schaltfläche Standardauftrag können Sie einen neuen Standardauftrag anlegen. Nach Eingabe des Namens werden die Daten des aktuellen Auftrags als Standardauftrag gespeichert. Die so angelegten Standardaufträge können durch Auswahl von Standardaufträge im Menü Übersichten der oberen Menüleiste nachbearbeitet werden.

Auftrag löschen

Mit der Schaltfläche Auftrag löschen können Sie den aktuellen Auftrag löschen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Auftrag noch nicht disponiert wurde, ansonsten müssen Sie ihn zuerst aus der Disposition nehmen.

Ladestellen

Im zweiten Register Ladestellen wählen Sie die Adressen der Lade- u. Entladestellen aus und legen das Lade- und Entladedatum und gegebenenfalls die Ladezeiten fest.

Auch hier kann in den Auswahllisten die Ladestelle bzw. Entladestelle aus dem Adressbestand ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche Adresse können Sie direkt zur Adressansicht verzweigen, um eventuelle Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie Ladestellen, die nur für einen einzigen Auftrag Bedeutung haben, nicht als vollständige Adresse im Adressdialog erfassen wollen, so können Sie aus der Auftragserfassungsmaske mit der Schaltfläche Kurzadresse eine Minimaladresse bestehend aus Name und Anschrift erstellen. Diese Kurzadresse erscheint dann nicht in der Adressenliste, sondern ist nur im jeweiligen Auftrag verfügbar. Beachten Sie allerdings, dass diese Adresse dann andernorts nicht wiederverwendbar (weil nicht auswählbar) ist.

Zusätzliche Lade-/Entladestellen können über die Schaltfläche Neue Ladestelle erfasst oder mit der Schaltfläche Ladestelle löschen bestehende gelöscht werden. Für jede neue Ladestelle wird ein Register angelegt und sie können damit zwischen den einzelnen Ladestellen wechseln.

Sendungen

Im dritten Register Sendungen werden die Sendungsdaten (Schaltfläche Neue Sendung) erfasst. Hier können Sie zahlreiche Daten wie Abhol-Auftragnummer, KennzeichenNr, Anzahl der Packstücke, Verpackungsart, Warenbezeichnung, Gewicht in kg, Kubatur der Kolli, Lademeter, Anzahl Kolli, Gefahrgut, Fahrerinfo, Sendungsinfo etc.

Im Abschnitt Summen sind alle Sendungsdaten aufsummiert dargestellt.

Bei den Sendungsdaten erfolgt auch die Festlegung, ob und wie die Lademittel in Evidenz zu halten sind (grün hinterlegte Felder). In Anz. Lademittel geben Sie die Anzahl an Lademitteln ein und mit der Auswahlbox Lademittel wählen Sie das entsprechende Lademittel aus. Mit der Auswahlbox Lademitteltausch haben Sie vier Optionen, um einen Lademitteltausch vorzugeben:

• nein/nein: Bei der Ladestelle werden keine zusätzlichen leeren Lademittel geladen und bei der Entladestelle keine zusätzlichen entladen.

• nein/ja: Bei der Ladestelle werden keine leeren Lademittel entladen und bei der Entladestelle gleich viele geladen wie volle entladen werden.

• ja/nein: Bei Ladestelle werden gleich viele leere Lademittel entladen (wie volle geladen werden) und bei der Entladestelle keine geladen.

• ja/ja: Bei Ladestelle werden gleich viele leere Lademittel entladen (wie volle geladen werden) und bei der Entladestelle gleich viele geladen (wie volle entladen werden).

Wenn Sie Länge, Breite und Höhe eines Kollos in Metern eingeben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Calc. das Volumen berechnen lassen. Mit einem weiteren Klick auf die Schaltfläche Mult. können Sie das so errechnete Volumen mit dem in Anz. Packstücke eingegebenen Wert multiplizieren lassen und so das Gesamtvolumen errechnen.

Häufige Sendungsdaten können mit der Schaltfläche Standardsendung als Standard hinterlegt werden. Die so angelegten Standardsendungen können durch Auswahl von Standardsendungen im Menü Übersichten der oberen Menüleiste nachbearbeitet werden. In der Auswahlliste Standardsendung können Sie aus den so angelegten Standardsendungen eine auswählen und damit die Daten in der Sendungsansicht vorbefüllen. Die so ausgewählte Standardsendung ersetzt die Daten der aktuell angezeigten Sendung.

Mit der Schaltfläche Neue Sendung können Sie neue Sendungen erfassen oder mit der Schaltfläche Sendung löschen bestehende löschen. Für jede neue Sendung wird ein Register angelegt und sie können damit zwischen den einzelnen Sendungen wechseln.

Werden im Rahmen eines Auftrages mehrere Lade-/Entladestellen bedient und ist Sendungsfakturierung ausgewählt, so kann für jede Ladestelle ein eigener Sendungspreis (Eingabefeld Sendungspreis) festgelegt werden. Die einzelnen Preise werden automatisch addiert und erscheinen aufsummiert im Feld Frachtpreis im Register Auftragsdaten.

Hinweis: In Sendungspreis wird der Gesamtpreis der Sendungen einer Ladestelle eingegeben, nicht der Preis einer einzelnen Sendung.

Disposition

Die zu disponierenden Aufträge befinden sich im unteren Teil der Bildschirmansicht. Die Disposition erfolgt in zwei Schritten: Zunächst wird der zu disponierende Auftrag durch einen Klick mit der linken Maustaste ausgewählt.

Dann wird durch einen Klick auf das entsprechende Fahrzeug im oberen Teil der Bildschirmansicht in dem sich öffnenden Auswahlmenü Auftrag disponieren ausgewählt.

Die Zuordnung zum richtigen Datum erfolgt automatisch durch das im Auftrag angegebene Ladedatum, sofern es sich um eine neue Tour handelt.

Dispo-Konfigurationsleiste

Mit der Dispo-Konfigurationsleiste oberhalb des Dispobereichs können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden.

Datums- und Wochenauswahl

Im linken Teil der Leiste kann das Datum ausgewählt oder tage- oder wochenweise im Kalender vor oder zurückgesprungen werden (<< < > >>).

Aktualisierung

Rechts daneben gibt es ein kleines Icon , das zur Aktualisierung des Dispofensters dient.

Auftragsverfolgung

Daneben befindet sich ein Icon mit einer Lupe , welches zur Auftragsverfolgung dient.

Ein Klick darauf öffnet ein Fenster, in welchem die gesuchte Auftragsnummer eingegeben wird. Erfolgte der Aufruf aus dem Dispositionsmenü, so ist die Auftragsnummer bereits ausgefüllt. Es werden nun alle zu dem gesuchten Auftrag gehörenden Ladestellen angezeigt.

Mit dem Button Auftrag öffnen kann nun der zugehörige Auftrag geöffnet werden, mit dem Button In Dispo anzeigen wird die Tour im Dispofenster gezeigt.

Auswahl der darzustellenden Tage

In dem Feld neben Anzeige können Sie eingeben, wie viele Tage im Dispositionsfenster dargestellt werden sollen. Standardmäßig sind 7 Tage eingestellt, das entspricht jedoch nur dann 7 Spalten, wenn jeder LKW nur eine Tour pro Tag durchführt. Wird jedoch ein LKW mit mehreren Touren an einem Tag disponiert, so wird ein Tag über mehrere Spalten dargestellt, um alle Touren sehen zu können. In diesem Fall erhalten Sie einen horizontalen Scrollbalken, um auch die restlichen Spalten der 7 Tage sehen zu können. Ein großer Bildschirm ist hier von Vorteil, weil damit mehr Spalten darstellbar sind.

PLZ einblenden

Durch Anhaken der Checkbox PLZ einblenden wird in der Zeile Destination zusätzlich die Postleitzahl eingeblendet.

Fahrzeugauswahl für Dispoliste

Mit der Auswahlliste für Fahrzeug/Subfrächter in der Mitte der Konfigurationsleiste kann ausgewählt werden, ob in der Vertikalen der Dispoliste LKWs, Auflieger oder Subfrächter angezeigt werden sollen. Damit können Sie dann einen Auftrag aus der Auftragsliste wahlweise entweder auf einen LKW, auf einen Auflieger oder für einen Subfrächter disponieren.

Farben

Wenn Sie die Schaltfläche Farben betätigen, öffnet sich der Dialog mit den Fahrzeuganforderungen aus den Stammdaten.

Die Farbbalken dienen zur optischen Hervorhebung von bestimmten Fahrzeugen. Beispielsweise können Großraumfahrzeuge mit einer bestimmten Farbe versehen werden. Wird bei der Auftragsanlage die entsprechende Fahrzeuganforderung als Zusatzinformation hinterlegt, so ist durch diese optische Information klar ersichtlich, dass bestimmte Aufträge nur mit einem bestimmten Fahrzeugtyp durchgeführt werden können.

Die Farben können über diesen Dialog geändert werden. Die Zuordnung einer solchen Anforderung zu einem LKW erfolgt in der Fuhrpark-Liste in den Stammdaten, die Festlegung einer Anforderung zu einem Auftrag hingegen bei der Auftragsanlage.

Auftragsliste ausblenden

Die Schaltfläche Ausblenden blendet die Auftragsliste aus. Dadurch kann die Disposition das ganze Fenster einnehmen und Sie können in der Vertikalen mehr LKWs, Auflieger oder Subfrächter sehen. Nach dem Ausblenden der Dispoliste ändert sich der Text der Schaltfläche auf Einblenden. Durch erneutes Betätigen wird die Auftragsliste wieder eingeblendet.

Drucken

Die Schaltfläche Drucken öffnet den Druckdialog, um die Dispoliste als PDF zu generieren und sie ausdrucken zu können. Ändern Sie gegebenenfalls die Anzahl der angezeigten Tage im Dispositionsfenster, um die Tagesspalten auf einer Seite unterzubringen.

Exportieren

Das Betätigen der Schaltfläche Exportieren exportiert die Dispoliste in eine kommaseparierte Liste (csv). Diese können Sie sie z.B. mit Excel oder LibreOffice öffnen.

Auswahl der Aufträge nach Destination

Sie können die in der Auftragsliste angezeigten Aufträge einschränken, indem Sie in der Auswahlliste für die Destination statt Alle entweder Inland, Import, Export, Transit oder Binnen auswählen.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Aufträge, die nicht diesen Kriterien entsprechen, nicht angezeigt werden! Wenn Sie einen Auftrag vermissen, wählen Sie Alle und beachten Sie auch den Wert in Tage zurück!

Auswahl der Aufträge nach Zeitraum

Ebenso können Sie eine Einschränkung der angezeigten Aufträge nach Zeitraum vornehmen, indem Sie in den beiden Feldern bei Tage zurück bzw. Tage voraus den voreingestellten Wert von 14 Tagen verändern. Die Einschränkung bezieht sich dabei auf das aktuelle Datum.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Aufträge vor diesem Zeitraum nicht angezeigt werden! Wollen Sie einen älteren Auftrag disponieren, müssen Sie den Wert in Tage zurück entsprechend erhöhen! Beachten Sie auch den Wert in der Auswahlliste für die Destination!

Feindisposition

Wenn Sie einen Auftrag zur Disposition im unteren Bereich des Bildschirms ausgewählt haben, klicken Sie auf eine bestimmte Reihe und Spalte der Dispo, um das Dispositionsmenü zu öffnen.

Wählen Sie Auftrag disponieren in diesem Menü. Durch die Reihe wird das Fahrzeug (bzw. der Subfrächter) festgelegt, durch die Spalte das Tagesdatum. Die Spalte spielt aber keine Rolle, wenn Sie eine neue Tour anlegen, da der Tag durch das im Auftrag vergebene Lade- und Entladedatum festgelegt ist.

Wollen Sie hingegen einen Auftrag zu einer bestehenden Tour disponieren, so klicken Sie auf die Spalte mit dieser Tour.

In beiden Fällen öffnet sich dann ein weiteres Fenster (Tourdispo) in dem nun die Feindisposition vorgenommen wird, wie Reihenfolge der Lade- und Entladestellen oder auch die Zuordnung von Sattelzugmaschinen und Fahrern sowie der Eintrag von Umsattelstationen.

Disposition neue Tour

Wenn Sie den Auftrag auf eine leere Tagesspalte ziehen, öffnet sich das Tourdispo Fenster wie hier zu sehen:

Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem nach unten weisenden Pfeilsymbol (übernehmen) werden die ausgewählten Ladestationen des Auftrages in die Tour übernommen wie unten zu sehen. Wählen Sie nicht alle Stationen aus, so bleibt der Auftrag im Status Teildisponiert und wird nicht aus der Liste der offenen Aufträge entfernt. Die verbleibenden Stationen müssen dann noch auf eine andere Tour disponiert werden.

Wenn Sie nun die Schaltfläche Ok betätigen, werden Sie eventuell darauf hingewiesen, dass Sie noch keinen Auflieger für diesen LKW ausgewählt haben. Dies können Sie tun, indem Sie Ja wählen, andernfalls wählen Sie Nein.

Ebenso werden sie eventuell darauf hingewiesen, wenn Sie noch keinen Fahrer zugewiesen haben. Diese Zuweisung ist zwingend für Disposition auf LKW oder Auflieger. Bei Disposition auf Subfrächter können Auflieger und Fahrer nicht eingegeben werden.

Ein in Stammdaten/Standardm. LKW-Züge für dieses Fahrzeug zugewiesener Auflieger bzw. Fahrer wird hingegen automatisch in der Auswahlliste vorselektiert.

Nach Betätigung der Ok Schaltfläche wird die Tour angelegt. Die Funktion der restlichen Schaltflächen ist im nächsten Kapitel zur Disposition auf eine bestehende Tour beschrieben.

Disposition auf bestehende Tour

Wenn Sie den zu disponierenden Auftrag auf eine Spalte in der Dispo ziehen, auf der bereits eine Tour für diesen LKW (oder Auflieger oder Subfrächter) zu sehen ist, so wird der in der Liste der offenen Aufträge ausgewählte Auftrag ebenfalls auf diese Tour disponiert.

In dem sich öffnenden Tourdispo Fenster sind jetzt oben die Stationen des neu zu disponierenden Auftrags zu sehen und im unteren Teil die bereits disponierten des alten Auftrags. Das können auch die Stationen von mehreren bereits auf diese Tour disponierten Aufträgen sein. Im Titel des Dispofensters sehen Sie die Auftragsnummer des zu disponierenden Auftrags A202300002, der hier auf die Tour 2 mit dem bereits disponierten Auftrag A202300001 disponiert wird.

Durch einen Klick auf den Button mit dem Pfeil nach unten in der Mitte des Fensters (übernehmen) werden die Stationen des neuen Auftrags in die Disposition der Tour übernommen. Die Reihenfolge kann mit den Pfeiltasten auf der rechten Seite geändert werden.

Sie können das Datum und die Zeit jeder Station mit dem Button ändern neu setzen. Dadurch wird auch das Datum in der Ladestelle des Auftrags geändert. Achten Sie darauf, dass die zeitliche Abfolge der Stationen plausibel ist. Die Anfahrtsnummern der Stationen (Spalte ganz links) werden nach einer Änderung automatisch neu durchnummeriert. Sie können die Reihenfolge der Stationen aber auch mit den Pfeiltasten am rechten Rand des unteren Fensters verändern (auf, ab).

Wenn Sie eine Station aus der Disposition wieder entfernen möchten, so können Sie sie markieren und mit einem Klick auf den Button mit dem Pfeil nach oben (zurückstellen) wieder in die Liste der undisponierten Stationen im oberen Teil des Fensters zurückstellen. In diesem Fall gilt der Auftrag als teildisponiert und verbleibt in der Liste der offenen Aufträge, bis sie die entsprechende Station auf eine andere Tour disponiert haben. Der Button entfernen ist in diesem Fall nicht zu verwenden, sondern ist für das Entfernen einer bereits disponierten Station gedacht.

Mit dem Button neu können Sie eine neue Station mit einem speziellen Typ anlegen. Das Anlegen einer Lade- oder Entladestation ist hier nicht möglich, das müssen Sie im Auftragsdialog bei den Lade-/Entladestellen tun. Dies ist im nächsten Abschnitt näher beschrieben.

Nach Bestätigung der Zuordnung mit Ok erscheint der zweite Auftrag durch Komma getrennt bei der gewählten Tour in der Dispoansicht.

Umsatteln, Fahrerwechsel, Grenzübertritt oder Sonstiges

Mit der Schaltfläche neu können Sie eine Station vom Typ Umsatteln, Fahrerwechsel, Grenzübertritt oder Sonstiges anlegen.

Den Typ wählen Sie in der Auswahl aus. Diese Stationstypen dienen nur zu statistischen Zwecken bzw. zu Ihrer Information und haben derzeit keine Funktion in der Disposition. Bei allen können Sie Adressdaten sowie Datum und Uhrzeit eingeben.

Die neue Station können Sie dann mit Pfeiltasten am rechten Rand des Fensters in die richtige Position verschieben.

Sie müssen zumindest die Postleitzahl und das Datum eingeben. Ort und Uhrzeit sind optional.

Hinweis: Wenn Sie auf eine neue Tour umsatteln, sowie zwischen Vorlauf und Nachlauf wählen und die Aufteilung des Frachtpreises zwischen den Touren festlegen wollen, sollten Sie nicht hier die Umsattelstation erzeugen, sondern im Dispo-Popupmenü Umsatteln.

Die Information zum Grenzübertritt wird nur für die Statistikmeldung benötigt. Einen Fahrerwechsel können Sie hier vermerken, da ein Fahrerwechsel während einer Tour programmtechnisch derzeit nicht unterstützt wird. Allerdings ist die Angabe der Fahrer hier nicht möglich, dies könnte nötigenfalls in den Anmerkungen zum Auftrag vermerkt werden.

Mit dem Typ Sonstiges kann ein beliebiges anderes Vorkommnis festgehalten werden. Auch hier wären Details zu dem Vorkommnis in den Anmerkungen festzuhalten.

Nach dem Speichern ist der Grenzübertritt in der Dispoansicht ersichtlich.

Tour speichern

Sie können die neue Disposition der Tour durch Betätigung der Ok Schaltfläche speichern. Die Tour wird nun an der richtigen Position in der Dispoansicht angezeigt.

Mit dem Speichern wird entweder eine neue Tour angelegt und eine neue Tournummer vergeben oder der disponierte Auftrag zu einer bestehenden Tour hinzugefügt (siehe dazu Disposition auf bestehende Tour). Die Touren sind in der Tourliste mit dieser Tournummer gelistet.

Liste der offenen Aufträge

Die weiteren Aufträge in der Dispo-Auftragsliste disponieren Sie ebenso, indem Sie sie auf den entsprechenden LKW bzw Auflieger oder Subfrächter ziehen.

Beachten Sie die Möglichkeiten zur Einschränkung der angezeigten Aufträge mit der Auswahlliste für die Destination in der Dispo-Konfigurationsleiste. Auch der Wert in Tage zurück bzw Tage voraus schränkt die Anzeige auf Aufträge aus dem angegebenen Zeitraum ein. Selbstverständlich können Sie auch über die Filterleiste Einschränkungen der angezeigten Aufträge vornehmen.

Ein Doppelklick auf einen Auftrag in der Dispo-Auftragsliste öffnet diesen in der Auftragsmaske zur weiteren Bearbeitung. Anschließend können Sie durch Betätigung der Zurück-Taste ihres Browsers oder durch erneutes Anklicken des Dispo Links im seitlichen Menü zur Dispo zurückkehren.

Disposition auf Subfrächter

Wählen Sie in der Auswahlliste für Fahrzeug/Subfrächter den Eintrag Subfrächter. Sie sehen nun in der linken Spalte der Liste alle aktiven Subfrächter.

Kontextmenü Disposition

Wenn sie in der Dispomaske auf eine bestehende Tour einen Mausklick mit der rechten Maustaste durchführen, öffnet sich das Dispomenü in einem kleinen Fenster, in dem Sie mit den Auswahlpunkten Tour nachbearbeiten, Tour Löschen und Umsatteln Änderungen an Ihrer Disposition vornehmen können.

Mit der Auftragsverfolgung können Sie einen Auftrag suchen und in der Dispo oder in der Auftragsverwaltung anzeigen lassen.

Außerdem können sie den Fahrerladeauftrag, die Verladeliste oder den Subfrächterladeauftrag anzeigen und ausdrucken oder speichern lassen sowie mit Fahrzeugeigenschaften die Einstellungen für das aktuelle Fahrzeug anzeigen oder ändern.

Tour nachbearbeiten

Beim Ändern einer bestehenden Tour können Sie mit der Schaltfläche ändern sowohl Datum und Zeit jeder ausgewählten Station ändern als auch mit der Schaltfläche neu neue Stationen anlegen. Diese haben jedoch nur Informationscharakter bzw. werden für die Statistik verwendet, siehe Umsatteln, Fahrerwechsel, Grenzübertritt oder Sonstiges.

Sie können aber auch mit der Schaltfläche entfernen einzelne disponierte Stationen entfernen. Beachten Sie aber, dass dadurch der betroffene Auftrag in den Status Teildisponiert wechselt und dadurch wieder in der Liste der offenen Aufträge aufscheint. Erst wenn diese Station einer anderen Tour zugeordnet wurde, gilt der Auftrag wieder als vollständig disponiert und verschwindet aus der Liste der offenen Aufträge.

Tour löschen

Wenn Sie eine bestehende Tour löschen, werden alle Tourinformationen gelöscht und die auf diese disponierten Aufträge werden auf den Status offen zurückgesetzt, d.h. sie erscheinen wieder in der Liste der offenen Aufträge.

Löschen Sie eine umgesattelte Tour, so werden die Stationen der zu löschenden Tour der verbleibenden zugeordnet.

Umsatteln

Beim Umsatteln muss eine Umsattelstation festgelegt werden, die entweder vor der aktuell ausgewählten Station (Vorlauf) oder nach dieser (Nachlauf) eingefügt wird. Mit der Auswahl dieser Station wird automatisch das Datum für die Umsattelung mit dem Datum dieser Station vorbelegt und sollte auf das Datum der tatsächlichen Umsattelung geändert werden. Die Eingabe des Datums sowie der Postleitzahl ist zwingend, empfehlenswert ist auch der Ort, um die Lesbarkeit in der Dispo zu verbessern. Weiters kann auch die genaue Uhrzeit sowie die Firma und die genaue Adresse angegeben werden, bei der das Umsatteln stattfindet.

Wird Nachlauf ausgewählt, wird eine neue Tour angelegt, die zeitlich nach der aktuellen liegt und die Umsattelstation legt fest, wo auf die neue Tour umgesattelt wird. Alle Stationen nach der Umsattelstation werden zu dieser Tour verschoben.

Wird kein Auflieger ausgewählt, so erfolgt eine Nachfrage, zwingend ist die Auswahl eines Aufliegers aber nicht. Die Auswahl eines Fahrers ist hingegen zwingend. Fehlt er, gibt es eine Fehlermeldung.

Im letzten Abschnitt des Umsatteldialogs erfolgt die Frachterlösaufteilung für die Statistik. Standardmäßig wird eine Aufteilung im Verhältnis 50:50 vorgeschlagen. Wünschen Sie eine andere Aufteilung, so können Sie entweder beim ersten LKW oder beim zweiten einen fixen Betrag eingeben. Der Betrag des anderen wird dann automatisch als Differenz zum Frachtpreis berechnet. Alternativ können Sie den prozentuellen Anteil des ersten LKW angeben.

Beachten Sie, dass sich die Aufteilung des Frachtpreises immer nur auf die LKWs und nicht auf die Auflieger bezieht.

Wird Vorlauf ausgewählt, wird eine neue Tour angelegt und alle Stationen vor der Umsattelstation zu dieser Tour verschoben. Diese Tour liegt daher zeitlich vor der aktuellen Tour (auch wenn diese aus technischen Gründen eine höhere Tournummer erhält) und die Umsattelstation legt fest, wo auf die aktuelle Tour umgesattelt wird.

Hinweis: Bei Vorlauf kann die erste Tour nicht selektiert werden und bei Nachlauf die letzte nicht, weil sonst keine Stationen zu verschieben wären.

Sie sehen links die gleiche Tour mit Vorlauf disponiert und das Ergebnis in der Dispoliste.

Wenn in Stammdaten/Standardm. LKW-Züge für den LKW der umzusattelnden Tour ein standardmäßiger Auflieger bzw. Fahrer angelegt wurde, so wird dieser Auflieger bzw. Fahrer automatisch in der Auswahlliste vorselektiert. Es ist erforderlich, LKW oder Auflieger entsprechend zu ändern, da ein Umsatteln auf die gleiche Zugskombination keinen Sinn macht.

Wollen Sie das Umsatteln rückgängig machen, so können Sie die neu erzeugte Tour mit dem Menüpunkt Tour löschen wieder entfernen. Die Stationen der neuen Tour werden dann wieder der ursprünglichen zugeordnet.

Auftragsverfolgung

Siehe dazu auch Auftragsverfolgung.

Durch einen Klick auf einen Toureintrag öffnet sich das Dispomenü und Sie können Auftragsverfolgung auswählen.

Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in welchem der zu der gewählten Tour gehörende Auftrag im Filterfeld vorbelegt ist und alle dazugehörenden Stationen angezeigt werden.

Sie können in diesem Fenster auch nach weiteren Aufträgen suchen.

Mit der Schaltfläche Auftrag öffnen kommen Sie in die Auftragsansicht, um die Details des Auftrags zu sehen. Die Schaltfläche In Dispo anzeigen würde den Auftrag in der Dispo suchen und anzeigen, aber da befinden Sie sich ja bereits.

Fahrerladeauftrag

Der Fahrer Ladeauftrag kann sowohl aus dem Dispomenü als auch aus dem Tourdialog erstellt werden und informiert den Fahrer über die bei den einzelnen Lade- und Entladestellen zu ladenden bzw. zu entladenden Güter und die dabei einzuhaltenden Zeitvorgaben.

Beim Aufruf erscheint zunächst ein Fenster, in dem ausgewählt werden kann, ob eine Kopfzeile mit der Firmenadresse aus den Grunddaten oder aus einer Grafik angezeigt werden soll. Diese Grafik können Sie in den Grundeinstellungen in dem Register Druckoptionen hochladen und wird auch für den Rechnungskopf verwendet.

Außerdem kann eine zusätzliche Information über die Soll- und Leerkm sowie über die Mautkosten angezeigt werden.

Ein beispielhafter Fahrerladeauftrag für die oben erfasste Tour 1 ist hier zu sehen:

Verladeliste

Eine Verladeliste wird aus dem Tourdialog gedruckt und enthält alle wesentlichen Informationen zur Ladung wie Tournummer, zugehörige Auftragsnummern, Tourbeginn, LKW Kennzeichen, Auflieger- bzw. Hängerkennzeichen sowie spezielle Anforderungen. Außerdem enthält sie eine Liste aller Sendungen mit KennzeichnungsNr, Bezeichnung, Entladeort/Firma, Angabe des Gewichts, der Lademeter und der Kubikmeter.

Die Anzeige der Kopfzeile, der Soll- und Leer-Km sowie der Mautkosten kann wie beim Fahrerladeauftrag beim Aufruf eingestellt werden.

Subfrächterladeauftrag

Der Subfrächter Ladeauftrag wird aus dem Tourdialog erstellt und informiert den Subfrächter über die bei den einzelnen Lade- und Entladestellen zu ladenden bzw. zu entladenden Güter und die dabei einzuhaltenden Zeitvorgaben.

Er steht in zwei unterschiedlichen Layouts zur Verfügung, die vor dem Öffnen ausgewählt werden können. Außerdem kann optional die Firmenadresse aus den Grundeinstellungen oder als Grafik eingefügt werden. Diese Grafik können Sie in den Grundeinstellungen in dem Register Druckoptionen hochladen und wird auch für den Rechnungskopf verwendet. Auch die Anzeige einer Fußzeile, deren Text in den Grundeinstellungen hinterlegt wurde sowie die Ausgabe der Soll- und Leer-Km und einer eventuellen Maut ist möglich.

Layout 1 sieht so aus:

Layout 2 hingegen so:

Bei beiden Layouts wurden alle Optionen ausgewählt (Adresse aus Grundeinstellungen).

Fahrzeugeigenschaften

Über diese Auswahl wird auf die Ansicht des in der aktuellen Tour verwendeten Fahrzeugs verzweigt. Mit der Rück-Taste ihres Browsers bzw. mit der Auswahl von Dispo im linken seitlichen Menü kommen Sie wieder zurück zur Dispo. Die Beschreibung der Fuhrparkverwaltung finden Sie bei den Stammdaten unter Fuhrpark-Liste.

Touren

In der Tourliste können alle Touren angezeigt und bearbeitet werden. In der linken Hälfte wird die Liste und in der rechten die ausgewählte Tour dargestellt. In der Mitte dazwischen finden Sie die Auswahl des anzuzeigenden Intervalls, wobei hier Jahr voreingestellt ist, sowie zahlreiche Schaltflächen.

Da die Liste sehr viele Spalten enthält, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Übersicht:

• Sie können die Trennlinie zwischen Schaltflächen und Tourdetails nach rechts verschieben, um mehr Spalten zu sehen.
• Sie können mit dem Mausrad die Bildschirmanzeige im Browser verkleinern, um mehr Spalten zu sehen.
• Sie können einzelne Spalten, die Sie regelmäßig nicht interessieren, ausblenden.
• Sie können die Spalten, die Sie interessieren, nach links verschieben.

Sie können die Trennlinie zwischen Schaltflächen und Tourdetails nach rechts verschieben, um mehr Spalten zu sehen. Sie können mit dem Mausrad die Bildschirmanzeige im Browser verkleinern, um mehr Spalten zu sehen. Sie können einzelne Spalten, die Sie regelmäßig nicht interessieren, ausblenden. Sie können die Spalten, die Sie interessieren, nach links verschieben. Bitte lesen Sie unter Listen nach, wie dies bei Listen im Fracht-PROFI bewerkstelligt werden kann.

Im Bild unten wurden die ersten beiden Punkte angewendet, um alle Spalten anzuzeigen.

Die Touren sind jeweils nach Jahren auswählbar und in unerledigte, beendete Touren und erledigte Touren filterbar. Die jeweils angezeigten Touren können Sie nochmals mit der Filterleiste unter den Spaltenüberschriften filtern.

Unerledigte, beendete Touren

Für alle Aufträge, die in der Dispo einem LKW zugewiesen wurden, wurde eine Tour erzeugt. Diese Touren sind in dieser Liste aufgeführt und können nachbearbeitet werden.

Erledigte Touren

Wird in der Tourliste bei einer markierten Tour die Schaltfläche Tour erledigen gedrückt, so wird die Tour als erledigt gekennzeichnet und wird in der Liste der unerledigten, beendeten Touren nicht mehr gelistet. Alle erledigten Touren werden aber hier in der Liste der erledigten Touren angezeigt.

Erledigt bedeutet in diesem Zusammenhang, dass alle Nachbearbeitungen der Tour wie Eintrag der Soll- und/oder Ist-Km, Subfrächterpreis, Lademittelangaben sowie eventuelle Maut- oder andere Kosten nachgetragen wurden.

Tourabschluss

Im Tourabschluss sind alle Funktionen zusammengefasst, die nach Beendigung eines Transportauftrages noch einer weiteren Bearbeitung zugeführt werden können, z.b. die Eingabe von IST-Kilometerständen. Die automatisierte Übernahme der Kilometerstände von Satellitenkommunikationssystemen ist in der portierten Fracht-PROFI Version noch nicht möglich. Eine Soll-Kilometerberechnung auf Basis von Google-Maps ist hingegen implementiert.

Die Bewegungen der Lademittel werden auch hier festgehalten und den jeweiligen Stationen zugeordnet.

Nach dem Tourabschluss sollten Sie die Tour erledigen, um sie nicht mehr in der Liste der unerledigten Touren zu sehen.

Anschließend können Sie die Fakturierung vornehmen. Das Erledigen der Tour ist dafür nicht zwingend, wird aber empfohlen.

Der Tourabschluss gliedert sich in vier Register: Kilometer, Subfrächterpreis, Stationen/Lademittel/Aufträge und Maut & Sonstige Kosten.

Kilometer

Hier verwalten Sie die gefahrenen Soll-Km und Ist-Km einer Tour.

Mit der Schaltfläche SollKm berechnen können Sie sich mit der Google Distance Matrix die Entfernung berechnen lassen. Dazu werden die Postleitzahlen und Ortsnamen der Ladestellen herangezogen. Sie können in den Stammdaten/Grundeinstellungen unter Kommunikation festlegen, woher die Daten genommen werden. Näheres finden Sie dort.

Auch ob und wie eine LeerKm Berechnung für die SollKm durchgeführt wird, wird dort festgelegt.

Natürlich können Sie die Soll-Km hier auch manuell eintragen oder die errechneten Werte korrigieren. In diesem Fall ist es aber sinnvoller, gleich die tatsächlich gefahrenen Kilometer als IstKm einzutragen. Dazu müssen Sie allerdings den Tachostand des Fahrzeugs vor und nach der Tour eingeben. Die IstKm werden dann daraus berechnet. Sollten mit dem Fahrzeug zusätzliche Fahrten durchgeführt worden sein, die Sie nicht der Tour zurechnen wollen, so können Sie diese Strecken bei Korr. IstKm zum Abzug bringen, d.h. ein negativer Wert verringert die Zahl der tatsächlich gefahrenen km gegenüber dem eingetragenen Endkilometerstand.

Beachten Sie aber, dass eine lückenlose Eingabe der Tachostände nötig ist, um eine sinnvolle Auswertung zu erhalten. Eine Schnittstelle zu einem Satellitenkommunikationssystem bietet hier eine weniger aufwändige Möglichkeit. Die wurde allerdings noch nicht portiert.

Mit Korr. LeerKm können Sie die Zahl der (aus der Differenz der letzten/ersten Ladestelle der vorigen/nächsten Tour ermittelten) Leerkm verringern (wenn z.B. nicht tourbezogenen km gefahren wurden) oder auch erhöht werden. Auf welche der beiden Arten die LeerKm ermittelt werden, legt ebenfalls die Einstellung in den Stammdaten/Grundeinstellungen unter Kommunikation fest.

Je nach Einstellung dieser Option sehen Sie ein Feld Vorherige Tour mit dem Kilometerstand nach der letzten Tour oder ein Feld Nächste Tour mit dem Anfangskilometerstand der nächsten Tour (wenn diese schon existiert).

Das Statistikdatum wird automatisch mit dem Tourbeginn vorbelegt, kann aber hier geändert werden. Es dient zur Meldung an die Statistik Austria, wird aber auch für manche Auswertungen herangezogen.

Subfrächterpreis

In diesem Register haben Sie die Möglichkeit, Kosten für Subfrächter zu kalkulieren und Datum und Höhe der eingegangenen Rechnung zu verwalten. Diese Daten werden Ihnen auch in der Tourliste angezeigt, wie Sie dem Bild unten entnehmen können. Die Kalkulation führen Sie mit den Schaltflächen zur Berechnung auf SollKm-Basis oder auf IstKm-Basis durch. Voraussetzung ist, dass Sie für das Fahrzeug, das Sie dem Subfrächter zugeordnet haben, die Herstellkosten erfasst haben. Das können Sie in der Fuhrpark-Liste im Register Kalkdaten tun. Natürlich müssen Sie für die erste Option auch die SollKm erfasst oder berechnet bzw. für die zweite die IstKm erfasst haben.

Die Mautkosten können Sie hier kumuliert eingeben und im Register Maut & Sonstige Kosten detailliert erfassen. Haben Sie hier bereits einen Wert eingegeben und ändern oder erfassen in dem genannten Register neue andere Daten, so werden Sie gefragt, ob diese Daten den bereits eingetragenen Wert unter Mautkosten ersetzen sollen. Die Kalkulation des Subfrächterpreises beinhaltet auch diese Kosten, daher erhalten Sie einen Warnhinweis, dass Sie die Kosten neu kalkulieren lassen sollen.

Stationen/Lademittel/Aufträge

Im Register Stationen/Lademittel/Aufträge verwalten Sie die Lademittel, die jeweils bei einer Ladestelle auf- bzw. abgeladen wurden. Wenn Sie in der Auftragserfassung unter Sendungen bereits Lademittel erfasst haben, so sind diese hier bereits eingetragen. Sie können aber diese Einträge aber hier ändern oder überhaupt neue erfassen. Dazu wählen Sie zunächst das Lademittel, das Sie erfassen wollen, z.B. Europaletten. Dann sehen Sie die Liste der Ladestellen und können bei jeder die Anzahl der auf- bzw. abgeladenen Europaletten eintragen. Dasselbe wiederholen Sie für jedes andere Lademittel, das Sie eingeben wollen.

Die Liste der verfügbaren Lademittel editieren Sie unter Stammdaten/Lademitteltabelle.

Maut & Sonstige Kosten

Im Register Maut & Sonstige Kosten erfassen Sie eventuelle Kosten für den Subfrächter. Die Mautkosten können Sie dabei extra erfassen. Diese Kosten werden zum Subfrächterpreis hinzugerechnet, wenn Sie diesen kalkulieren lassen. Außerdem werden sie auch in der Tourliste angezeigt.

Wenn Sie mehrere Mautpositionen erfassen, sehen Sie unter Gesamtmaut die Summe der Positionen. Nach Änderung der Positionen sollten Sie den Subfrächterpreis neu kalkulieren lassen.

Rechnungen

In der Rechnungsmaske werden die erledigten Aufträge zu Rechnungen zusammengestellt. Auch Gutschriften können hier erfasst werden, indem man sie in der Auswahlbox auswählt.

Das Ansichtsfenster ist dreigeteilt und enthält im oberen Bereich alle noch nicht fakturierten Aufträge, im Bereich der linken unteren Fensterhälfte sind die Rechnungsinfodaten aufgelistet (Re-Nr, Re-Datum, Empfänger, Anzahl der fakturierten Aufträge, Netto Rechnungsbeträge in der Mandantenwährung, gedruckt ja/nein, bezahlt ja/nein, in Buchhaltung exportiert ja/nein).

Der Trenner zwischen dem oberen und dem unteren Ansichtsfenster kann verschoben werden, ebenso der Trenner zwischen dem unteren linken und rechten Ansichtsfenster.

Unter der Auswahlbox für Rechnungen oder Gutschriften sehen Sie die Summe aller unfakturierten Aufträge. Diese enthält die Summe aller Frachtpreise und sonstigen Kosten, die Sie in den Aufträgen eingetragen haben.

Im unteren Fenster sehen Sie hingegen die Summe aller Rechnungen im gewählten Abrechnungszeitraum.

Bei jeder selektierten Rechnung kann mit den Schaltflächen Bezahlt bzw. Offen der Bezahlstatus der Rechnung umgeschaltet werden.

Auftragsbezogene Rechnungspositionen

Im oberen Fenster rechts unten sind die jeweiligen Aufträge, die in der Rechnung enthalten sind, aufgelistet. Über die Schaltfläche Auftrag öffnen kann von hier aus auf den Auftrag zugegriffen und dieser mit allfälligen Ergänzungen/Korrekturen versehen werden (z.B. Änderung Frachtpreis oder Erfassung von weiterverrechenbaren Kosten). Mit der Schaltfläche Ändern können Änderungen an den Auftragspositionen vorgenommen und mit der Schaltfläche Anmerkungen frei formulierte Informationen zur Rechnung erfasst werden.

Für den Buchhaltungsexport kann hier das Konto sowie das Gegenkonto (Erlöskonto) und eine Kostenstelle eingegeben werden. Als Kostenstelle wird üblicherweise die Fahrzeugnummer verwendet, damit aussagekräftige Statistiken erhalten werden können.

Währung und Umsatzsteuersatz können hier nicht geändert werden, da sie durch Währung und Umsatzsteuersatz des Auftrages vorgegeben sind.

Sonstige Rechnungspositionen

Im unteren Fenster rechts unten können sonstige Rechnungspositionen erfasst werden. Dies sind Positionen, die entweder nicht von dem Auftrag abhängen (freie Rechnungspositionen) oder im Auftrag nicht erfasst werden konnten. Diese können mit den Schaltflächen Neu, Ändern bzw Löschen angelegt, bearbeitet oder auch gelöscht werden.

Auch hier können die entsprechenden Kontoinformationen für den Buchhaltungsexport erfasst werden.

Im Gegensatz zu den auftragsbezogenen Positionen kann hier der Umsatzsteuersatz geändert werden, da es sich um zusätzliche Positionen handelt, die anderen umsatzsteuerlichen Regeln unterliegen können.

Rechnung erstellen

Für die Erstellung einer neuen Rechnung ist zunächst der Abrechnungszeitraum festzulegen (Pull-Down Schaltfläche mit der Auswahl Monat oder Jahr oder Tag) und danach zum Anlegen der Rechnung die Schaltfläche Neue Rechnung zu betätigen. Es wird vom System eine neue Rechnungsnummer vergeben und in einer neuen Rechnungszeile eingeblendet.

Es können jetzt alle Aufträge, die mit dieser Rechnung fakturiert werden sollen, durch Markieren der Aufträge im Fenster Unfakturierte Aufträge und anschließendem Betätigen der Schaltfläche In Rechnung einfügen in diese Rechnung verschoben werden. Durch Anklicken der Kästchen auf der linken Seite ist auch die Auswahl von mehreren Aufträgen möglich. Allerdings müssen die ausgewählten Aufträge den gleichen Rechnungsempfänger haben, da eine Rechnung nur einen Rechnungsempfänger besitzen darf.

Mit dieser Art des Auswahlverfahrens können sehr leicht zeitraumbezogene Rechnungen (Wochen- oder Monatsfakturierungen) ausgefertigt werden (Aufträge auswählen/markieren und Schaltfläche In Rechnung einfügen drücken – fertig!).

Aufträge können aber auch wieder aus Rechnungen herausgelöst werden und stehen dann im Fenster Unfakturierte Aufträge zur Weiterbearbeitung zur Verfügung (Schaltfläche Aus Rechnung entfernen).

An weiteren Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Schaltfläche Wochenbericht:

Hier generieren Sie eine Übersicht über alle Rechnungen einer Kalenderwoche, gruppiert nach Firmen und Steuersatz mit den jeweiligen Zwischensummen.

Diesen Bericht können Sie auch als komma separierte Liste (csv) exportieren und z.B. mit Excel oder LibreOffice importieren.

Schaltfläche Außenstände:

Auch für die ausstehenden Rechnungen können Sie eine Liste generieren, die Ihnen gruppiert nach Kunden die ausstehenden Beträge und die Anzahl der Tage, die diese überfällig sind, anzeigt.

Auch diese Liste könne Sie in gleicher Weise wie den Wochenbericht als csv-Datei exportieren und mit Excel oder LibreOffice öffnen.

Schaltfläche Vorschau: Nach Betätigen der Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Druckeinstellungen vorgenommen werden können, siehe Rechnungs-/Gutschriftenvorschau.

Schaltfläche Drucken: Die Rechnung wird mit den Standardeinstellungen ausgedruckt.

Zur Beschreibung siehe Rechnungs-/Gutschriftenvorschau.

Gutschriften

Wählt man in der Rechnungsmaske in der Auswahlbox Gutschriften, so können Gutschriften erstellt und bearbeitet werden. Die Funktionalität ist analog der Ausgangsrechnungserstellung, allerdings muss hier die Anzahl der angezeigten nicht gutgeschriebenen Aufträge durch eine Jahres- oder Monatsauswahl eingeschränkt werden, da sie sonst übermäßig groß werden würde. Es werden hier ja alle Aufträge angezeigt, für die noch keine Gutschrift erfasst wurde und das ist im Normalfall die überwiegende Mehrheit.

Gutschriften für Kunden

Mit der Schaltfläche Für Kunden erhalten Sie alle disponierten Aufträge des gewählten Zeitraums zur Auswahl. Sie erstellen nun genau wie bei den Rechnungen eine neue leere Gutschrift und fügen dann einen oder mehrere Aufträge in diese Gutschrift ein.

Auch hier können Sie sonstige Positionen zusätzlich erfassen, Vorschau und Drucken funktionieren gleich wie bei den Rechnungen.

Gutschriften für Subfrächter

Für Subfrächter, die keine Rechnung stellen, können automatisiert Gutschriften erstellt und ausgedruckt werden, weshalb in diesem Fall mit der Schaltfläche Für Subfrächter nur Aufträge angezeigt werden, die für Subfrächter disponiert wurden (d.h. der Subfrächter ist der Rechnungsempfänger bei der Auftragserstellung, die Adresse des Subfrächters wird in den Stammdaten bei dem Fahrzeug, das den Subfrächter repräsentiert bei Eigentümer eingestellt).

Weiters können Sie für jeden Auftrag wie bei den Rechnungen eine Gutschrift in beliebiger Höhe erstellen sowie auch Gutschriften verfassen, die nicht auftragsbezogen sind.

Nach dem Einfügen der Aufträge werden diese nicht bei den auftragsbezogenen Gutschriftspositionen, sondern bei den Sonstigen Positionen für die selektierte Gutschrift angezeigt.

Die Rechnungsbeträge werden aus dem Subfrächterpreis, der im Tourdialog der jeweiligen Tour, auf die der Auftrag disponiert wurde, unter Subfrächterpreis eingegeben oder berechnet wurde, genommen.

Deshalb sollten Sie den Tourabschluss immer vor der Rechnungserstellung durchführen.

Nähere Information zum Tourabschluss finden Sie unter Tourabschluss.

Rechnungs-/Gutschriftenvorschau

In der Rechnungsvorschau können Sie das Aussehen der Rechnung überprüfen und diverse Änderungen vornehmen.

Dieses Ansichtsfenster ist in 5 Bereiche gegliedert und funktioniert für Gutschriften gleichermaßen.

Rechnungsempfänger

Die Eingabefelder sind entsprechend der im Adressenstamm und im Auftrag erfassten Daten vorausgefüllt. Änderungen können vorgenommen werden, haben aber keine Auswirkung auf die Auftrags- und Adressstammdaten.

Rechnungsformat

Hier kann über Auswahlfelder festgelegt werden, welche Information auf der Rechnung enthalten sind und wie diese dargestellt werden soll (4 Möglichkeiten zur Beschreibung der Destination und 10 Möglichkeiten für zusätzliche Angaben zur Sendung).

Rechnung

Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum sind in die Felder eingetragen, können aber abgeändert werden. Die geänderten Rechnungsdaten werden gespeichert. Im darunter liegenden Vorschaufenster sind die einzelnen Transportleistungen gemäß den vorgenommenen Optionen abgebildet, das vorangestellte Datum bezeichnet den Beginn des jeweiligen Transportauftrages (DISPO-Datum), rechts daneben steht der Frachtpreis.

Sonstige Rechnungspositionen

In diesem Fensterbereich sind die im jeweiligen Auftrag erfassten Zusatzbeträge mit der jeweiligen Umsatzsteuer eingetragen.

Rechnungssumme

Auflistung von Netto-, MwSt.- und Bruttobetrag in der eingestellten Währung bzw. zusätzlich in der Mandantenwährung bei einer Fremdwährungsrechnung (in der Eurozone €).

Mit der Schaltfläche Druckvorschau wird auf die grafische Darstellung der Rechnung umgeschaltet. Mit der Schaltfläche Download wird die Rechnung im Browser geöffnet und kann heruntergeladen oder gedruckt werden.

Es kann aber auch direkt aus dem Rechnungsfenster gedruckt werden, und zwar auch mehrere Rechnungen auf einmal. Dazu werden die gewünschten Rechnungen in den Kästchen links angehakt und die Schaltfläche Drucken betätigt. Alle Rechnungen werden dann in einem PDF zusammengefasst und im Browser angezeigt.

Formulare

Auf 2 verschiedene Arten kann im Fracht-PROFI der Ausdruck von Frachtbriefen (CMR) oder Lieferscheinen vorgenommen werden.

[Möglichkeit 1]{.underline}: Durch Drücken der Schaltfläche Formulare in der Befehlszeile im oberen Auswahlmenü des Fracht-PROFI wird ein Fenster mit einem Leerformular geöffnet, in dieses können dann alle Daten händisch eingetragen werden.

[Möglichkeit 2]{.underline}: In der Auftragsansicht wird die Schaltfläche Frachtbrief drucken betätigt. Die erfassten Auftragsdaten werden in die Felder des Frachtbriefes eingetragen. Wenn der Auftrag bereits einer Tour und einer Fahrzeugeinheit zugeordnet wurde, so werden automatisch diese zusätzlichen Daten in den Frachtbrief mitübernommen (LKW- und Anhängerkennz., Gewichte).

Die in der Frachtbriefmaske/Lieferscheinmaske ausgefüllten Felder werden auf die entsprechenden Positionen im Frachtbrief-Formular gedruckt.

Frachtbrief

Die vorausgefüllten Daten im Frachtbriefformular können vor dem Ausdruck geändert bzw. ergänzt werden.

Mit der Schaltfläche PDF-Druckvorschau wird das Formular als PDF zum Drucken ausgegeben:

Mit der Schaltfläche Download wird das Formular in einem Browser Tab geöffnet und kann dort ebenfalls gedruckt oder heruntergeladen werden.

Lieferschein

Die vorausgefüllten Daten im Frachtbriefformular können vor dem Ausdruck geändert bzw. ergänzt werden.

Mit der Schaltfläche PDF-Druckvorschau wird das Formular als PDF zum Drucken ausgegeben:

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Einfügen von Nichtstandard Zeichen wie das punktlose i in Mayıs den Ausdruck als PDF verhindern kann, weil das Zeichen im Zeichensatz, der für das PDF verwendet wird, nicht gefunden wird.

In diesem Fall ersetzen Sie das beanstandete Zeichen durch ein Standardzeichen (wie hier das punktlose i durch ein normales i), wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten.

Mit der Schaltfläche Download wird das Formular in einem Browser Tab geöffnet und kann dort ebenfalls gedruckt oder heruntergeladen werden.

Lademittelverwaltung

Die Lademittelverwaltung ermöglicht es, einerseits den Überblick über die eingesetzten Lademittel zu behalten und andererseits einen Lademittelausgleich herbeizuführen, indem entweder Lademittel von einem Kunden nachgeliefert bzw. abgeholt werden oder eine Rechnung bzw. Gutschrift erstellt wird.

Voraussetzung für das korrekte Verbuchen der Lademittel ist, dass diese bei der Auftragserfassung oder bei der Tourbearbeitung erfasst werden. Unter Stationen/Lademittel/Aufträge im Tourabschluss können bei jeder Ladestelle die auf- bzw. abgeladenen Lademittel angegeben werden. An dieser Stelle wird auch ausgewählt, mit welchem Kunden diese Lademitteldifferenz zu verrechnen ist.

Die Lademittelverwaltung arbeitet stichtagsbezogen, d.h. es wird zu einem bestimmten Stichtag verbucht, welche Lademittel ein bestimmter Kunde schuldet bzw. zu erhalten hat. Aufgrund dieser Buchung kann dann eine entsprechende Aktion (Rechnung, Gutschrift oder Nachlieferung/Abholung) gesetzt werden. Allerdings ist dies nicht erforderlich, die Aktion kann auch erst nach einer oder mehreren weiteren Stichtagsbuchungen oder nach einer Korrekturbuchung erfolgen.

Vorgangsweise zum Einsatz der Lademittelverwaltung

Laufende Erfassung

Erfassung der Lademittel entweder in der Auftragsdatenerfassung unter Sendungen (bei Sendungsdaten: Lademittel und Anz. Lademittel) oder im Tourabschluss im Register Stationen/Lademittel/Aufträge.

Die in der Auftragserfassung unter Sendungen angegebene Anzahl von Lademitteln steht zur Verbuchung bereit, sobald Sie den Tourabschlussdialog aufgerufen haben. Dabei werden die Lademittel je nach Angabe im Lademitteltausch unterschiedlich angelegt. Dies ist unter Sendungen detailliert beschrieben.

Sie können auch im Tourabschluss unter Stationen/Lademittel/Aufträge die aus der Auftragserfassung angelegten Lademittel ändern oder überhaupt neu erfassen. Dabei können Sie bei jeder einzelnen Ladestelle angeben, wie viele Lademittel eines bestimmten Typs auf- bzw. abgeladen wurden und mit welchem Kunden eine etwaige Differenz zu verrechnen ist. Dazu wählen Sie das Lademittel in der Auswahlbox aus, wählen in der darauf erscheinenden Liste der Ladestellen die entsprechende Ladestelle aus und drücken den Button Stand ändern. Das Ändern der Lademittelbewegungen ist möglich, solange die Lademittel nicht verbucht wurden.

Verbuchung am Stichtag

Die Verbuchung der Lademitteldifferenzen erfolgt sinnvollerweise zu bestimmten Stichtagen z.B. monatlich oder wöchentlich, kann aber auch völlig beliebig erfolgen. Dazu wird die Lademittelverwaltung mit dem Button Lademittel aufgerufen. Beim ersten Aufruf erhalten Sie folgenden Hinweis:

Dies können Sie in der geöffneten Lademittelverwaltung im Register Buchungen gleich durchführen. Sollten Sie als Stichtag nicht das aktuelle Datum wünschen, können Sie einen beliebigen Stichtag in der Vergangenheit eingeben. Bei diesem erstmaligen Einbuchen sind noch keine Kunden (Auftraggeber) zur Auswahl vorhanden. Anschließend erhalten Sie eine Meldung, die Ihnen die Anzahl der durchgeführten Buchungen bekannt gibt.

Durch Drücken des Buttons Stände aus Touren einbuchen werden für alle Kunden, für die Sie beim Tourabschluss im Register Stationen/Lademittel/Aufträge Lademittelbewegungen erfasst haben, Buchungssätze erzeugt, die den aktuellen Stand der Lademittel für den jeweiligen Kunden anzeigen (Schuld oder Guthaben). Falls Sie einen Kunden ausgewählt haben, werden nach Betätigen des Buttons gefragt, ob Sie die Verarbeitung für alle oder nur für den ausgewählten Kunden durchführen wollen. Im letzteren Fall werden nur für diesen Buchungssätze erzeugt.

Der erzeugte Buchungssatz informiert Sie über das Buchungsdatum, den Stichtag, bis zu dem die Verrechnung erfolgte, die Anzahl der verbuchten Lademittel sowie den aktuellen Stand. Ein negativer Lademittelstand bedeutet, dass der Kunde Ihnen Lademittel schuldet, ein positiver Lademittelstand, dass Sie dem Kunden Lademittel schulden.

Beim nächsten Stichtag lesen Sie auf dieselbe Weise die Lademittelvorgänge aus, die sich seit dem letzten Stichtag ereignet haben und erstellen so einen neuen Buchungssatz. Es werden nur für jene Kunden Buchungssätze erstellt, bei denen sich Lademittelbewegungen ereignet haben. Außerdem wird der bestehende Buchungssatz lediglich aufsummiert, falls der letzte Vorgang ebenfalls ein Buchungssatz war.

Nach erfolgtem Einbuchen ist die Auswahlbox für den Auftraggeber mit allen Kunden, für die Buchungssätze erzeugt wurden, befüllt. Wenn Sie nun einen Kunden auswählen, sehen Sie in der Buchungsliste im Register Buchungen die Buchungen nur für diesen Kunden und das gewählte Lademittel.

Wenn Sie für alle Kunden die erzeugten Buchungssätze sehen wollen, wechseln Sie auf das Register Gesamtübersicht Stände. Damit können Sie sich über den aktuellen Stand aller Lademittel und Kunden überblicksmäßig informieren.

Im Register Detailübersicht können Sie einen Zeitraum auswählen, für den Ihnen alle Lademittelbewegungen (auf- bzw. abgeladene Lademittel) bei allen Lade- und Entladestellen aller Kunden für das ausgewählte Lademittel angezeigt werden. Wurde die Fahrt von einem Subfrächter durchgeführt, so wird dieser statt der Lade/Entladestelle angezeigt.

Korrekturbuchung

Sollten Lademittel falsch verbucht worden sein, so können Sie eine Korrekturbuchung vornehmen, mit der Sie den Stand der Lademittelschuld bzw. des Lademittelguthabens verringern oder erhöhen.

Anschließend können Sie noch eine Anmerkung zu dieser Korrektur eingeben:

Sie sehen in der Buchungsliste nun die Korrekturbuchung mit dem korrigierten Stand:

Nachlieferung

Falls Sie die Lademitteldifferenz durch eine Nachlieferung von Lademitteln ausgleichen, können Sie diesen Vorgang durch Betätigung des Buttons Nachlieferung Kunde → Mandant in der Lademittelverwaltung dokumentieren, falls Sie an den Kunden Lademittel liefern.

Sie geben die Anzahl der nachgelieferten Lademittel nach dem Drücken des Buttons in dem aufgehenden Dialog ein:

Anschließend sehen Sie in der Buchungsliste die Buchung für diesen Vorgang mit dem aktualisierten Stand:

Liefert der Kunde an Sie, so wählen Sie den Button Nachlieferung Kunde → Mandant. In beiden Fällen geben Sie in dem sich öffnenden Fenster ein, wie viel Stück des gewählten Lademittels Sie liefern bzw. geliefert erhalten. Die aktuelle Lademittelschuld bzw. das Lademittelguthaben wird dann durch eine neuen Buchungssatz entsprechend korrigiert.

Rechnung/Gutschrift Mandant an Kunden

Möchten Sie hingegen die Lademittelschuld bzw. das Lademittelguthaben verrechnen, so haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder Sie stellen dem Kunden eine Rechnung (Rechnung Mandant → Kunde) oder eine Gutschrift (Gutschrift Mandant → Kunde) aus oder der Kunde stellt Ihnen eine Rechnung (Rechnung Kunde → Mandant) oder Gutschrift (Gutschrift Kunde → Mandant) aus.

Ein negativer Lademittelstand bedeutet, dass der Kunde Ihnen Lademittel schuldet, ein positiver Lademittelstand, dass Sie dem Kunden Lademittel schulden.

In beiden Fällen geben Sie in dem sich öffnenden Fenster die Anzahl der Lademittel ein und im nächsten Fenster im Falle einer Rechnung bzw. Gutschrift Ihrerseits jedoch auch Nettobetrag, Ust.-Satz in Prozent sowie optional die Buchhaltungskonten (Konto und Gegenkonto) bzw. die Kostenstelle an, die Sie in der Buchhaltung verwenden. Die Rechnung bzw. Gutschrift wird automatisch erstellt und kann in der Rechnungsübersicht eventuell nachbearbeitet werden.

Die automatisch in der Rechnungsverwaltung erstellte Rechnung bzw. Gutschrift können Sie bei einem Wechsel in die Ansicht Rechnungen sehen:

Sie erhalten durch Drücken des Buttons Hilfe eine Kurzinformation über die Lademittelverwaltung.

Rechnung/Gutschrift Kunde an Mandant

Haben Sie vom Kunden eine Rechnung über eine bestimmte Anzahl an Lademitteln erhalten, so können Sie diese mit der Schaltfläche Rechnung Kunde → Mandant eingeben, wenn Sie den Kunden und das Lademittel im Register Buchungen ausgewählt haben. Ihre Lademittelschuld verringert sich dann um diese Anzahl und das wird in der Buchungsliste entsprechend angezeigt.

Grundsätzlich sind die Buchungen in der Buchungsliste nicht löschbar. Haben Sie daher z.B. eine Nachlieferung gebucht und entschließen sich dann, doch lieber eine Rechnung oder Gutschrift auszustellen, so haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie können eine Korrekturbuchung machen, um den Lademittelstand vor der Nachlieferungsbuchung wieder herzustellen. Anschließend erstellen Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift.

• Haben Sie die Nachlieferung bereits durchgeführt, so können Sie eine Rechnung oder Gutschrift erstellen, um den Lademittelstand wieder herzustellen.

Umgekehrt können Sie, falls Sie fälschlicherweise eine Rechnung oder Gutschrift erstellt haben und doch lieber eine Nachlieferung durchführen wollen, einen Korrekturbuchung durchführen und dann die Nachlieferung buchen. In der Rechnung löschen Sie einfach die Rechnungsposition (die Rechnung selbst können Sie nicht löschen, da die Rechnungsnummern lückenlos vergeben sein müssen), die Rechnung ist dann leer. Haben Sie die Rechnung schon versandt, so erstellen Sie einfach eine Gutschrift mit derselben Anzahl an Lademitteln und derselben Summe.

Stammdaten

In den Stammdaten können alle für den Betrieb des Fracht-PROFI relevanten Daten erfasst werden.

Das sind im Wesentlichen die Adressdaten, die Daten der Fahrer sowie die Daten der LKWs und der Auflieger/Anhänger.

Außerdem können Fahrzeuganforderungen und Kostenstellen verwaltet sowie LKW Züge mit zugeordneten Fahrern erstellt werden.

Die Lademittel für die Lademittelverwaltung werden ebenfalls hier erfasst, ebenso können die Kurse der Währungen hier angepasst werden.

Nicht zuletzt werden in den Grundeinstellungen die wesentlichen Daten der Firma erfasst, Druckoptionen und Fußtexte für die Rechnung festgelegt, Einstellungen für die Datenbank und Schnittstellen gemacht sowie Konten und Parameter für den Buchhaltungsexport eingestellt.

Adressen-Liste

Dieser Menüpunkt verzweigt auf die Ansicht Adressen aus dem linken seitlichen Menü, die unter Adressen ausführlich beschrieben ist.

Personal-Liste

Ihre Fahrer können Sie in dieser Bildschirmansicht verwalten. Links befindet sich die Liste, rechts daneben ist die Ansicht zum Erfassen oder Ändern. Sie können den Trennstrich zwischen den Ansichten beliebig verschieben. Jedes Fahrer erhält eine Fahrernummer und kann aktiv oder nicht aktiv sein. Sie können mit den Schaltflächen Aktiv bzw Nicht Aktiv zwischen den Ansichten umschalten.

Pflichtfelder sind lediglich Personalnummer, Nachname und Vorname (Pflichtfelder haben einen blauen Punkt am Ende). Sie können mit den Schaltflächen Aktiv und Nicht aktiv zwischen den Ansichten umschalten.

Hinweis: Das Löschen eines Fahrers ist nur möglich, wenn er noch nicht in Verwendung war. Ansonsten setzen Sie ihn auf inaktiv.

Fuhrpark-Liste

Hier können Sie Ihren gesamten Fuhrpark sowie die Subfrächter verwalten.

Auf der linken Seite befindet sich die Liste aller Fahrzeuge sowie aller Subfrächter. Jedes Fahrzeug erhält eine Fahrzeugnummer und kann aktiv oder nicht aktiv sein. Sie können mit den Schaltflächen Aktiv bzw. Nicht Aktiv zwischen den Ansichten umschalten. Die Subfrächter werden im Fracht-PROFI wie Fahrzeuge verwaltet und daher ebenfalls in dieser Ansicht erfasst. Subfrächter erhalten zur Unterscheidung eine Fahrzeugnummer ab 100 und Sie müssen im Feld Eigentümer/(Subfrächter) eine Firma auswählen.

Die Felder mit einem blauen Punkt (Fahrzeugnummer, Fahrzeug-Typ, Anzahl Achsen sowie teilweise Kennzeichen) sind Muss-Felder. Kennzeichen ist kein Muss-Feld bei Subfrächtern.

Die Fuhrparkverwaltung hat 7 Register, mit denen umfangreiche Fahrzeugdaten aufgenommen und verwaltet werden können. Zwingend notwendig sind aber nur die oben beschriebenen.

Im Register Aufbau können Sie unter Anforderung eine spezielle Eigenschaft eines Fahrzeugs festlegen, die Sie in den Stammdaten unter Anforderungen definieren und mit einer speziellen Farbmarkierung versehen können. In der Dispositionsansicht wird dieses Fahrzeug dann mit dieser Farbe markiert, sodass Sie sofort sehen, ob die bei der Auftragserfassung angegebene Anforderung mit diesem Fahrzeug erfüllt ist.

Im Register Kalkdaten müssen Sie die Herstellkosten und Selbstkosten des Fahrzeugs eintragen, falls Sie Subfrächterpreise kalkulieren wollen. Auch für einige statistische Auswertungen sind diese Daten Voraussetzung.

Hinweis: Das Löschen eines Fahrzeugs ist nur möglich, wenn es noch nicht in Verwendung war. Ansonsten setzen Sie es auf inaktiv. Ändern Sie nicht das Kennzeichen eines bestehenden LKWs auf das einen anderen, wenn Sie bereits Touren damit disponiert haben. Dies würde z.B. die Zuordnungen des Tachostandes durcheinanderbringen.

Fahrzeuganforderungen

Hier können Sie spezielle Eigenschaften verwalten, die Sie den Fahrzeugen zuordnen können.

Die Farbbalken dienen zur optischen Hervorhebung von bestimmten Anforderungen an Fahrzeuge. Beispielsweise können Großraumfahrzeuge mit einer bestimmten Farbe versehen werden. Wird bei der Auftragsanlage die entsprechende Fahrzeuganforderung als Zusatzinformation hinterlegt, so ist durch diese optische Information klar ersichtlich, dass bestimmte Aufträge nur mit einem bestimmten Fahrzeugtyp durchgeführt werden können.

Die Farben und Bezeichnungen der Anforderungen können über diesen Dialog geändert, die Anforderungen können aber nicht gelöscht oder erweitert werden. Die Zuordnung einer solchen Anforderung zu einem LKW erfolgt in der Fuhrpark-Liste in den Stammdaten, die Festlegung einer Anforderung zu einem Auftrag hingegen bei der Auftragsanlage.

Kostenstellen Fuhrpark

Sie können jedem Fahrzeug eine Kostenstelle zuordnen. Mit der Schaltfläche Edit können Sie die zugeordnete Kostenstelle ändern.

Kostenstellen sind für den Export in die Buchhaltung von Nutzen, da bei adäquater Erfassung die Beträge nach dem Buchhaltungsexport direkt auf die richtigen Buchhaltungskonten gebucht werden können.

Bei der LKW-Bilanz werden die Daten nach Kostenstelle gruppiert ausgegeben. Beim Anlegen eines Fahrzeugs in der Fuhrparkverwaltung wird die Kostenstelle mit der Fahrznr vorbelegt, sollte aber hier vor Buchungsbeginn geändert werden, falls Kostenstellen relevant sind. Nachträglich geänderte Kostenstellen beeinträchtigen die Gruppierung in der LKW-Bilanz und können Probleme in der Buchhaltung verursachen.

Standardmäßige LKW-Züge

Hier erfolgt die Festlegung, welcher Auflieger und Fahrer standardmäßig vorbelegt werden soll, wenn ein Auftrag mit einem Fahrzeug disponiert wird.

Es werden alle LKWs und Zugmaschinen angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Spalte Auflieger oder Fahrer erscheinen Auswahllisten, in denen Sie einen Auflieger oder Fahrer zuordnen bzw. ändern können.

Lademitteltabelle

Hier können Sie bis zu 12 Lademittel definieren, die Sie für die Lademittelverwaltung benötigen. 3 Lademittel sind bereits vordefiniert.

Währungstabelle

In der Währungstabelle können Sie die Kurse der verwendeten Währungen bearbeiten. Mit der Schaltfläche Kurs aktualisieren können Sie den aktuellen Tageskurs online ermitteln lassen und für eine Währung setzen.

Grundeinstellungen

In den 5 Registern der Grunddaten werden elementare Daten des Unternehmens abgelegt sowie zahlreiche Einstellungen für den Betrieb vorgenommen.

Die Einstellungen sind in die Register Firmendaten, Druckoptionen, Fußtexte, Kommunikation und Buchhaltung unterteilt.

Firmendaten

Im Register Firmendaten sind zumindest die als Muss-Felder (mit blauem Punkt) versehenen Daten des Unternehmens vor Beginn der Auftragserfassung auszufüllen. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Unternehmens ist zur Ermittlung der korrekten Mehrwertsteuer erforderlich. Als Standardwährung des Unternehmens ist für Länder der Europäischen Union, die sich in der Eurozone befinden, der EUR auszuwählen. Bei MwSt ist der Mehrwertsteuersatz des Landes, in dem sich das Unternehmen befindet, anzugeben.

Als Standard-Auftragsart legen Sie die Auftragsart fest, die Sie überwiegend verwenden, diese wird dann im Auftrag vorbelegt und kann dort selbstverständlich geändert werden.

Nähere Hinweise zum Zusammenhang zwischen UID, Auftragsart und Mehrwertsteuer finden Sie bei Auswahl der Kontonummer für den Buchungsexport.

Im Register Druckoptionen können Sie je eine Bilddatei für einen grafischen Druckkopf bzw. eine grafische Fußzeile in den Rechnungen hochladen. Ansonsten wird der Text aus den Grunddaten der Firma gebildet.

Fußtexte

Im Register Fußtexte können Sie Textbausteine für die Rechnung angeben.

Diese Texte können Sie auch in bis zu drei alternativen Sprachen verfassen, die Sie jeweils mehreren Ländern zuordnen können. Dazu geben Sie die Ländercodes (Autokennzeichen) dieser Länder im Feld Für Adressen mit Ländercode durch Komma getrennt ein. Die Texte für Zahlungsziel und Sofort fällig sollten Sie in jedem Fall eingeben.

Beim Text für Zahlungsziel sollten Sie den Ausdruck {0} nicht entfernen, er ist ein Platzhalter für die Anzahl der Tage, die Sie in den Adressdaten des Kunden hinterlegt haben.

Kommunikation

Im Register Kommunikation legen Sie Einstellungen für diverse Schnittstellen fest, wie die Verwendung der Google Distance Matrix oder einer lokalen Entfernungsdatenbank.

Auch die Art der Leerkilometerberechnung wird hier festgelegt.

Die Google Distance Matrix (Google Maps) ist lizenzpflichtig. Sie können die Entfernungsberechnung mit Google Maps durchführen (Soll-Km mit Google Maps ermitteln) oder mit der Entfernungsdatenbank (Soll-Km mit Entfernungsdatenbank ermitteln), sofern die Daten darin enthalten sind. Sie können auch festlegen, dass die Entfernungsdatenbank mit den durch Google Maps ermittelten Werten befüllt wird (Mit Google Maps ermittelte Werte in Entfernungsdatenbank speichern). Wenn die Option Soll-Km mit Entfernungsdatenbank berechnen aktiviert ist, wird zuerst die Entfernungsdatenbank befragt und dann, falls die Daten dort nicht vorhanden sind, wird die Abfrage erst an Google Maps gerichtet.

Sie können hier auch festlegen, ob die Leer-Km Berechnung bei der Soll-Km Berechnung ebenfalls erfolgen soll (Bei Soll-Km Ermittlung Leer-Km berechnen). Dabei wird die Entfernung von der letzten Ladestelle der aktuellen Tour zur ersten Ladestelle der nächsten Tour ermittelt (falls diese bereits vorhanden ist). Alternativ können Sie festlegen, dass die Leer-Km aus der Entfernung der letzten Ladestelle der vorhergehenden Tour und der ersten Ladestelle der aktuellen Tour ermittelt werden (mit der Option Leerkmberechnung bezogen auf vorherige Tour als Berechnungsgrundlage). Das Ändern dieser Option wird allerdings die Auswertung der Statistik für diesen Zeitraum beeinträchtigen, sofern Sie schon vorher Daten mit Leer-Kilometern erfasst haben.

Buchhaltung

Im letzten Register Buchhaltung nehmen Sie die Einstellungen für den Buchhaltungsexport vor.

Eine Beschreibung der Parameter finden Sie im Abschnitt Buchhaltungsexport.

Fristen

Aus dem Fracht-PROFI Hauptmenü gelangt man mit den Menüpunkten Auswertungen und Fristen in das Abfragefenster der Terminverwaltung.

Fracht-PROFI bietet in den Stammdaten in der Fuhrpark-Liste und in der Personal-Liste die Möglichkeit, zeitliche Beschränkungen zu erfassen, die hier abgefragt werden können.

Bei den Fahrzeugen sind dies beispielsweise Termine für: Fahrzeugüberprüfung, Lärmarmzertifikat, Tachograf, Ladebordwand etc. Fahrerbezogen können überwacht werden: Ablauf Führerschein, ADR-Schein, frei definierbare Einschränkungen etc.

Die Abfrage erfolgt beim Eintrag des gewünschten Termins im Datumsfeld.

Kilometer und Zeiten

Kilometer & Zeiten ist eine Ansicht, welche es erlaubt, die gefahrenen Kilometer und Zeiten und/oder die erbrachten Dienstzeiten der Fahrer zu erfassen.

Mit diesem Dialog ist sowohl eine Erfassung der gefahrenen Kilometer und der dazu benötigten Zeiten als auch einfache Zeiterfassung für den Fahrer möglich, die auch als Grundlage für die Berechnung der Diäten dienen kann. Durch Eingabe der Tätigkeit und Dauer kann auf einfachem Weg eine Arbeits- und Einsatzzeiterfassung des jeweiligen Fahrers vorgenommen werden. Diese Daten können auch automatisiert von Satellitenkommunikationssystemen übernommen werden (bspw. SatMAX, Fleetmanager, Truck24), wenn eine Anbindung implementiert ist.

Die Ansicht besteht aus den Registern Kilometererfassung und Zeiterfassung.

Kilometererfassung

Hier werden alle gefahrenen Km eines Fahrers durch Eintragen der jeweiligen Tacho Anfangs- und Endstände sowie optional der dazu benötigten Fahrzeiten erfasst. Kilometer, die nicht in die Verrechnung einfließen sollen (z.B. privat gefahrene), können als Korrektur erfasst werden.

Die Summe der in der gewählten Periode gefahrenen Kilometer wird im Feld Km-Summe angezeigt.

Zeiterfassung

Hier werden die Zeiten für die gewählte Tätigkeit mit Beginndatum und -zeit sowie Enddatum und -zeit für den ausgewählten Fahrer erfasst. Jeder Zeiteintrag wird dabei einer Tätigkeit und einem Land zugeordnet.

Optional kann eine Tournummer zugeordnet werden. Diese wird aus einer Auswahlbox, die mit den in Frage kommenden Touren des gewählten Zeitraums befüllt wurde, ausgewählt.

Außerdem kann eine Anmerkung zu der Tätigkeit erfasst werden.

Statistiken

Über die Schaltfläche Statistik gelangt man in den Bereich der Auswertung für unternehmensrelevante Kennzahlen. Es wird bei den Auswertungen zwischen vier großen unterschiedlichen Abfragegruppen unterschieden: Fahrer, Kunden, LKW und Zeiträume.

Alle Auswertungstabellen können durch Klicken auf das jeweilige Feld in der Überschriftzeile auf- bzw. absteigend sortiert werden.

Bei einigen Statistiken können sie in einer Auswahlbox festlegen, ob für die Auswertung Soll-Kilometer oder Ist-Kilometer herangezogen werden sollen.

Rechts oben sehen Sie bei den meisten Statistiken die wichtigsten Gesamtsummen.

Mit der Schaltfläche Drucken können Sie die jeweilige Statistik als PDF zum Drucken ausgeben oder mit der Schaltfläche Exportieren die Daten zum Download im CSV-Format bereitstellen, von wo sie in andere Anwendungen (z.B. MS Excel, LibreOffice Calc) übernommen werden können.

Fahrerstatistik

Abfragemöglichkeit für unterschiedlichste Zeiträume (Jahr, Quartal und Monat) pro Fahrer nach gefahrenen Kilometern und den damit erzielten Umsätzen (Schaltfläche Umsatz/Fahrer), einem Soll-Ist Vergleich der Kilometerleistungen und Fahrzeiten (Schaltfläche Soll/Ist) sowie einer Auflistung der Ladestellen (Schaltfläche Ladestellen).

Umsatz/Fahrer

In dieser Auswertung sehen Sie für jeden Fahrer die gesamte Kilometerleistung, die er zurückgelegt hat, sowie die Anzahl an Kilometern, die er leer bzw. beladen gefahren ist. Auch der prozentuale Anteil der Leer-Km an der Gesamt-Kilometerleistung wird angezeigt.

Außerdem sehen Sie den gesamten Umsatz, den jeder Fahrer erbracht hat und auch, wie viel von dem Umsatz auf einen Kilometer entfällt, wenn man ihn auf die gesamte Fahrleistung bezieht. Der Umsatz wird aus den in den Aufträgen vermerkten Frachtpreisen anteilig zur Kilometerleistung ermittelt.

Diese Auswertung können Sie sowohl auf Basis der Soll-Km als auch der Ist-Km ausgeben lassen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie diese Daten im Tourabschluss auch versorgt haben.

Soll/Ist

Hier erhalten Sie für jeden Fahrer pro Tour einen Vergleich der Soll-Km und der tatsächlichen gefahrenen Ist-Km sowie der Sollzeit und der tatsächlich benötigten Zeit. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie diese Daten im Tourabschluss der betreffenden Tour auch versorgt haben.

Ladestellen

Die Schaltfläche Ladestellen zeigt Ihnen alle im gewählten Zeitraum gefahrenen Touren mit Datum, Lkw-Nr und -Kennzeichen sowie den Orts- und Firmennamen der Lade- und Entladestellen und die Anfahrtsnummer.

Kundenstatistik

Informationen über Kunden können als Gesamtüberblick oder detailliert für jeden einzelnen Kunden mit der Auswahlbox Kunde abgefragt werden. Auch ist eine Differenzierung der Auswertung nach Entfernung über die Auswahlbox Destinationsweiten möglich.

Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Auswahl zur Verfügung: IstKm/Tour, SollKm/Tour, Kundenhäufigkeit und Kundenrangliste.

Wenn Sie den Mauszeiger auf eine der Schaltflächen bewegen, erhalten Sie einen kurzen erklärenden Text zur jeweiligen Auswertung.

IstKm/Tour

In der Liste wird jede Tour mit ihren Aufträgen aufgelistet. Bei Touren mit mehreren Aufträgen wird immer die Km-Anzahl von der ersten bis zur letzten Ladestelle der Tour angezeigt. In der Gesamtsumme werden diese Km richtigerweise nicht doppelt berücksichtigt! Diese Aufträge sind rot markiert.

Bei umgesattelten Aufträgen wird nur eine der Touren aufgelistet, diese enthält aber die Daten der Gesamttour und wird in Fettschrift dargestellt.

Diese Liste enthält detaillierte Informationen über den Auftraggeber, die Ladestellen, Beginn und Ende der Tour, das transportierte Gewicht, Lademeter und Volumen pro Tour, die Kilometerleistung gesamt und leer sowie den Prozentsatz der Leerfahrten, den Gesamtumsatz und den Umsatz pro Km jeder Tour sowie eventuell angefallene Mautkosten. Der Umsatz wird aus den in den Aufträgen vermerkten Frachtpreisen ermittelt.

SollKm/Tour

Diese Liste ist analog zur Liste IstKm/Tour aufgebaut, bezieht sich aber auf die Soll-Km.

Kundenhäufigkeit

Hier wird die Anzahl von Kundenaufträgen je Kunde pro Kalenderwoche des gewählten Jahres dargestellt, sowie die gesamte Anzahl an Aufträgen in diesem Jahr (Spalte Absolut) und die durchschnittliche Anzahl an Aufträgen pro Woche (Spalte Schnitt).

Kundenrangliste

Hier erhalten Sie eine Liste aller Kunden im gewählten Zeitraum, nach Umsatz absteigend geordnet.

Die Umsätze werden aus den Rechnungen berechnet.

LKW-Statistik

Die Auswertungen über fahrzeugbezogene Daten basieren auf den in den Fahrzeugstammdaten hinterlegten Kostensätzen. Die Listen können primär zeitraumbezogen ausgewählt werden, weitere Filter sind dann über kumulierte Werte oder tourbezogen möglich. Die an Subfrächter weitergegebenen Aufträge können ebenfalls analysiert werden (Spanne).

Es stehen die Schaltflächen LKW-Bilanz, LKW-Bilanz kilometerbezogen, Detailliert nach Touren sowie Subfrächterbilanz zur Verfügung.

LKW-Bilanz

Es wird für jeden LKW im ausgewählten Zeitraum die Kostenstelle, die Fahrzeugnummer, das Kennzeichen sowie der Netto- und Bruttoumsatz angezeigt. Der Umsatz wird dabei aus den Rechnungen bzw. Gutschriften errechnet.

Sie können die Auswahl über die Auswahlbox Herkunft z.B. nur auf freie Rechnungen (Rechnungen ohne Bezug zu einem Auftrag) und über die Auswahlbox Art auf Rechnungen oder Gutschriften einschränken.

LKW-Bilanz kilometerbezogen

Zeigt für jeden LKW im ausgewählten Zeitraum Km-Summe, Umsatz, mittleren Km-Ertrag, Herstellkosten und Selbstkosten an. Der Umsatz wird dabei aus dem im Auftrag angegebenen Frachtpreis errechnet.

Es kann mit der Auswahlbox Kilometerberechnung zwischen der Auswertung nach Soll-Km oder Ist-Km gewählt werden. Außerdem können Sie mit der Auswahlbox Lkw die Auswahl auf einen einzelnen LKW einschränken.

Voraussetzung für die Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten ist, dass Sie für den LKW die Herstellkosten erfasst haben. Das können Sie in der Fuhrpark-Liste im Register Kalkdaten tun.

LKW-Bilanz detailliert nach Touren

Diese Liste enthält detaillierte Informationen pro LKW über die Tour, die Kilometerleistung für die gesamten und die leer gefahrenen Strecken sowie den Prozentsatz der Leerfahrten, den Gesamtumsatz und den Umsatz pro Km jeder Tour, die Herstellkosten und die Selbstkosten sowie eventuell angefallene Mautkosten oder Standgeld. Der Umsatz wird dabei aus dem im Auftrag angegebenen Frachtpreis errechnet.

Beachten Sie, dass Herstell- und Selbstkosten nur ermittelt werden können, wenn Sie diese bereits in den Stammdaten bei der Fuhrpark-Liste im Register Kalkdaten erfasst haben.

Subfrächterbilanz

Diese Liste ist analog zur LKW-Bilanz detailliert nach Touren, nur für Subfrächter-LKWs. Sie erhalten daher zusätzlich zum Frachtpreis den Subpreis aus dem Tourabschluss. Die Differenz wird als Spanne angezeigt. Außerdem werden die dort erfassten Maut- und sonstigen Kosten angezeigt.

Sie können die Auswahl auch auf einen einzelnen LKW einschränken.

Wochen-/Monats-/Jahres-Statistik

Hier können periodenbezogene Auswertungen über das gesamtes Unternehmen abgefragt werden. Sie können dabei zwischen Wochenstatistik, Monatsstatistik, Quartalsstatistik und Jahresstatistik auswählen. Eine weitergehende Differenzierung ist über die Schaltflächen Eigene LKW und Subfrächter möglich.

Eigene LKW

Hier können Sie noch zusätzlich in der Auswahlbox Kilometerberechnung zwischen der Berechnung mit Soll-Km und mit Ist-Km wählen.

Sie erhalten die aufsummierten Frachtkosten und gefahrene Km für die gewählte Periode, zusätzlich wird der Ertrag pro Km sowie die ermittelten Herstellkosten und Selbstkosten ausgegeben.

Voraussetzung für die Ermittlung der Herstell- und Selbstkosten ist, dass Sie für den LKW die Herstellkosten erfasst haben. Das können Sie in der Fuhrpark-Liste im Register Kalkdaten tun.

Subfrächter

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Erträge, die von Subfrächtern durchgeführt wurden, gruppiert nach der eingestellten Periode. Sie sehen sowohl die Summe der im Auftrag angegebenen Frachtkosten als auch die Summe der im jeweiligen Tourabschluss eingegebenen Subfrächterkosten sowie die Ertragsspanne, die sich aus der Differenz des Frachtpreises und der Subfrächterkosten ergibt. Rechts oben sehen Sie die entsprechenden Gesamtsummen für das ganze Jahr, zusätzlich mit dem Prozentsatz der Spanne. Ein positiver Wert bedeutet einen Gewinn, ein negativer einen Verlust.

Schnittstellen

Fracht-PROFI hat zahlreiche Schnittstellen, unter anderem zu Buchhaltungsprogrammen oder Google-Distance Service.

Buchhaltungsexport

Fracht-PROFI unterstützt den Export in verschiedene Buchhaltungsprogramme. Der Export erfolgt in Textdateien, die vom Buchhaltungsprogramm importiert werden können. Kontonummern und Format der Dateien sind dabei weitgehend konfigurierbar.

Die Einstellungen für die Buchhaltung werden in den Stammdaten in Grundeinstellungen im Register Buchhaltung vorgenommen und betreffen sowohl die zu verwendenden Kontonummern für die Kreditoren bzw. Debitoren als auch die Konten für die zu exportierenden Rechnungen und die zu verwendenden Rechnungskreise.

Kreditoren und Debitoren

Auswahl der Kontonummer für den Buchungsexport

Für die Kontonummern, die beim Export der Kunden verwendet werden sollen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die bereits bei der Anlage der Kunden berücksichtigt werden sollten. Grundsätzlich kann für den Export die automatisch vergebene Kundennummer oder eine eigens vergebene Kontonummer herangezogen werden. Diese Möglichkeiten werden im Folgenden dargestellt.

Einstellungen für Buchungsexport via Kontonummer

Die erforderlichen Einstellungen für die Vergabe der Kontonummer werden in den Stammdaten in Grundeinstellungen im Register Buchhaltung vorgenommen (siehe oben).

Automatische Vergabe der Kontonummer

Falls hier die Kontonummer verwendet wird (das ist die Standardeinstellung), muss diese in der Ansicht Adressen beim Kunden versorgt werden (Debitorenkonto in Fibu oder Kreditorenkonto in Fibu, siehe Bild unten).

Drücken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen und es wird automatisch eine Kontonummer vergeben, die sich aus einem frei wählbaren Prefix (welches in den Grundeinstellungen festgelegt wird), dem ersten Buchstaben des Firmennamens und einer fortlaufenden Zahl zusammensetzt, deren Länge ebenfalls in den Grundeinstellungen festgelegt wird.

Manuelle Vergabe der Kontonummer

Dies ist nur dann sinnvoll, wenn die Kunden in der Buchhaltung bereits erfasst wurden. Geben Sie einfach die Debitoren- bzw. Kreditorenbezeichnung aus ihrem Buchhaltungsprogramm in das entsprechende Feld ein.

Im Normalfall ist es einfacher, Fracht-PROFI die Kontonummer automatisch vergeben zu lassen oder die ebenfalls automatisch erzeugbare Kundennummer zu verwenden.

Einstellungen für Buchungsexport via Kundennummer

Setzen Sie das Häkchen bei dem Text Als Kontonummer für den Export wird die Kundennummer verwendet in der Buchhaltungsansicht. Dazu muss natürlich die Kundennummer bei den in den Adressen erfassten Kunden gesetzt sein. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

Automatische oder manuelle Vergabe der Kundennummer

Wählen Sie dazu in der Ansicht Adressen bei Kundenart entweder Kreditorenadresse oder Debitorenadresse, dann wird automatisch die nächste freie Nummer aus dem jeweiligen Bereich eingetragen. Die Bereiche sind in den Stammdaten bei Grundeinstellungen im Register Buchhaltung eingetragen und können bei Bedarf geändert werden (siehe oben).

Sie können die Kundennummer natürlich auch manuell eintragen bzw. ändern. Dies wird aber nicht empfohlen, da Sie in diesem Fall selbst darauf achten müssen, dass Ihre Kundennummern konsistent bleiben und keine doppelten Einträge entstehen.

Adressänderungen beim Buchungsexport

Generell werden die Kreditoren und Debitoren nur beim ersten Export in die Buchhaltung alle exportiert, um Mehrfachanlagen eines Kunden in der Buchhaltungssoftware zu vermeiden. Möchten Sie, dass bei Adressänderungen die Kundendaten neu exportiert werden, so setzen Sie bitte das entsprechende Häkchen in der Stammdaten bei Grundeinstellungen im Register Buchhaltung bei Adressänderungen sollen in die Buchhaltung übernommen werden.

Kontenzuordnung für Rechnungsexport

Sie können in den Stammdaten bei Grundeinstellungen im Register Buchhaltung die Konten passend für Ihre Buchhaltung eintragen.

Die Kontenzuordnung wird zunächst nach selbst und fremd unterschieden. Das bedeutet, dass man entweder selbst gefahren ist oder einen Subfrächter beauftragt hat (wird anders verbucht).

Weiters gehen zwei Faktoren in die Kontenzuordnung ein: Die Transportart und ob sich der Auftraggeber im Inland oder Ausland befindet, eine UID hat oder nicht. Dies hat Auswirkungen auf die Berechnung der Mehrwertsteuer.

Umsatzsteuermatrix:

Transportziel	Empfänger ist Unternehmer mit UID	Empfänger ist Unternehmer ohne UID	Empfänger ist Privatperson
Inland	Keine USt.	USt. Inland	USt. Inland
EU	Keine USt. (Rev.Ch)^1)^	USt. Inland	USt. Inland
Drittstaat	Keine USt.	Keine USt.	Keine USt.

Die Transportart wird folgendermaßen unterschieden: Inland, EU und Nicht-EU. Sie wird im Fracht-PROFI über die Auswahlliste Auftragsart abgebildet, die bei Inland noch zwischen Nahverkehr und Fernverkehr unterscheidet. Diese Unterscheidung hat aber keine Auswirkung auf den Mehrwertsteuersatz, da beide Inlandsverkehr darstellen.

Bei ausländischem Verkehr ist zwischen EU und Nicht-EU zu differenzieren. Während der Nicht-EU Verkehr (Drittstaaten) immer ohne MwSt. fakturiert wird, entscheidet beim EU-Verkehr die UID (und damit die MwSt) darüber, welches Konto verwendet wird. Mit vorhandener UID des Auftraggebers wird immer ohne MwSt. fakturiert, ohne UID immer mit MwSt.

Zur besseren Übersicht wird die Zuordnung hier tabellarisch dargestellt (In der rechten Spalte wird unterschieden zwischen einem Transport, den man selbst durchführt und einem, den ein Subfrächter durchführt):

Kontonummer	MwSt	Transportart	Auftraggeber	selbst/fremd
4020	ja	EU	EU ohne UID	selbst
4010	nein	EU	EU mit UID	selbst
4020	ja	EU	EU ohne UID	fremd
4010	nein	EU	EU mit UID	fremd
4000	ja	Inland (Nah- oder Fernverkehr)	Inland ohne UID	selbst
4021	nein	Inland (Nah- oder Fernverkehr)	Inland mit UID	selbst
4000	ja	Inland (Nah- oder Fernverkehr)	Inland ohne UID	fremd
4021	nein	Inland (Nah- oder Fernverkehr)	Inland mit UID	fremd
4021	nein	Nicht-EU	Inland oder Ausland	selbst
4021	nein^1)^	Nicht-EU	Inland oder Ausland	fremd
5000		Fremdtransport durch anderen Mandanten

1) Die Rechnung für einen Transport in einen Drittstaat ist ohne MwSt zu fakturieren. Wird der Transport aber von einem Subfrächter durchgeführt, so ist die Rechnung des Subfrächters an den Auftraggeber mit MwSt zu fakturieren (Eine Weitergabe des Auftrages an einen Subunternehmer führt nach Ansicht des EuGH zu einem Verlust der Steuerbefreiung zwischen Subunternehmer und Auftragnehmer, laut Urteil 2017).

Es ist wichtig zu betonen, dass die genaue Behandlung von Umsatzsteuern für grenzüberschreitende Lieferungen sehr komplex sein kann, und es können zusätzliche Regelungen und Ausnahmen gelten. Unternehmen, die internationale Geschäfte tätigen, sollten sich daher an einen Steuerberater oder eine Steuerbehörde wenden, um ihre spezifische Situation zu klären und die entsprechenden steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Aus diesem Grund warnt der Fracht-PROFI zwar bei Eingabe eines MwSt-Satzes, der den üblichen Regeln nicht entspricht, erlaubt aber dessen Anwendung. Sie müssen nur bedenken, dass das gewählte Gegenkonto in diesem Fall zwar immer dem zugeordneten Steuersatz und der Auftragsart entspricht, aber nicht der Zuordnung des Auftraggebers zu Inland oder Ausland oder seiner UID.

Rechnungskreise

Standardmäßig wird nur ein Nummernkreis für Rechnungen sowie einer für Gutschriften verwendet. Die Nummern aus diesen Kreisen werden beim Erstellen von Rechnungen bzw. Gutschriften fortlaufend vergeben.

Alternativ können Sie durch Markieren des Häkchens Mehr als einen Rechnungskreis verwenden im Register Buchhaltung der Grundeinstellungen in den Stammdaten drei Rechnungskreise einstellen. Die Zahlenbereiche dürfen sich natürlich nicht überlappen.

In diesem Fall erhalten Sie beim Erstellen einer neuen Rechnung eine Abfrage, welchen Rechnungskreis Sie verwenden wollen.

Export der Daten in die Buchhaltungssoftware

Den Export von Rechnungen oder Debitoren in die Buchhaltung stoßen Sie durch Aufruf von Datenbank/Daten in Buchhaltung exportieren an.

Es können sowohl Debitoren als auch Rechnungen exportiert werden. Bei den Debitoren kann über die Kundennummer eine Einschränkung für den Export vorgenommen werden und es ist möglich, einen Gesamtexport zu veranlassen, indem das standardmäßig gesetzte Häkchen bei Nur neue/geänderte entfernt wird. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie die Kunden in Ihrer Buchhaltungssoftware beim Import nicht doppelt anlegen. Sollte das bereits geschehen sein, so können Sie mit dem Aufruf von Doppelt erfasste Adressen korrigieren das Problem beheben.

Weiters wird hier der Zeitraum festgelegt, für den Rechnungen zu exportieren sind. Bitte beachten Sie, dass generell nur ausgedruckte Rechnungen exportiert werden!

Falls Sie bereits exportierte Rechnungen eines Zeitraums neuerlich exportieren wollen, müssen Sie das Häkchen bei Nur noch nicht exportierte Rechnungen entfernen!

Normalerweise werden nur fehlerfreie Rechnungen exportiert. Sie können dies übersteuern, indem Sie das Häkchen bei Fehlerhafte Rechnungen ebenfalls exportieren setzen.

Um die Rechnungen zu exportieren, müssen Sie zunächst die Schaltfläche Vorschau Rechnungsexport betätigen. Dadurch werden die die Exportdaten aus den Rechnungen zusammengestellt und in einer Liste angezeigt und eventuelle Fehlermeldungen ausgegeben. Die fehlerhaften Rechnungspositionen werden in der Liste rot markiert. Als fehlerhaft werden Rechnungen markiert, deren Auftraggeber entweder keine Kundennummer (falls Sie im Register Buchhaltung der Grundeinstellungen in den Stammdaten die Option Als Kontonummer für den Export wird die Kundennummer verwendet aktiv gesetzt haben) oder keine Kontonummer haben.

Sie können die Kundennummer in der Adressansicht automatisch vergeben lassen, wenn Sie als Kundenart Debitorenadresse auswählen. Wollen Sie hingegen die Kontonummer eintragen, so können Sie die Schaltfläche Zuweisen betätigen, um im Feld Debitorenkonto in Fibu eine automatisch generierte Kontonummer eintragen zu lassen. Näheres dazu finden Sie unter Adressdaten bzw. unter Einstellungen für Buchungsexport via Kontonummer.

Sie können die Vorschau Rechnungsexport beliebig oft aufrufen, bis alle eventuellen Fehler behoben sind. Dann können Sie mit Betätigen der Schaltfläche Rechnungen exportieren den Download der exportierten Liste anstoßen. Die Liste im CSV-Format können Sie dann z.B. mit LibreOffice oder Excel öffnen.

Bei den Debitoren müssen Sie in der Regel nur die neu hinzugekommenen oder geänderten Daten exportieren. Um den Import in die Buchhaltungssoftware zu erleichtern, wird zusätzlich zur Kontonummer ein Matchcode erzeugt, der aus den ersten vier Buchstaben des Firmennamens sowie den ersten beiden Buchstaben des Ortes und der Straße erzeugt wird. Mit der Schaltfläche Debitoren exportieren stoßen Sie den Download der Debitorenliste als CSV-Datei an.

Google Distance Matrix

Über die Google Distance Matrix können in der Ansicht Touren mit der Schaltfläche Soll-Km berechnen die Entfernungen für die Ladestellen einer Tour oder mit der Schaltfläche Alle Soll-Km berechnen für alle im Filter selektierten Touren berechnet werden. Dabei handelt es sich um eine lizenzpflichtige Schnittstelle.

Alternativ steht eine Entfernungsdatenbank zur Verfügung, in welcher manuell eingegebene Entfernungen abgespeichert werden, damit sie für mehrfache Verwendung zur Verfügung stehen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn häufig Touren mit gleicher Route gefahren werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, beide zu kombinieren, sodass neue Routen mittels Google Distance Matrix berechnet und dann in der Entfernungsdatenbank abgespeichert werden, sodass sie bei der nächsten Verwendung von dort geladen werden.

Die Ermittlung der Soll-Km ist nicht zwingend, ist aber für viele statistische Auswertungen erforderlich. Alternativ können Sie auch die Ist-Km eingeben, dies erfordert aber jeweils die Eingabe des Kilometerstandes. Allerdings haben Sie dann aber auch die tatsächlich gefahrenen km und nicht die laut Routenplanung errechneten als Auswertungsgrundlage.

All diese Optionen werden in den Grundeinstellungen unter Kommunikation eingestellt.

Entfernungsdatenbank

Es steht eine Entfernungsdatenbank zur Verfügung, in welcher manuell eingegebene oder auch automatisiert geholte Entfernungen abgespeichert werden können, damit sie für mehrfache Verwendung zur Verfügung stehen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn häufig Touren mit gleicher Route gefahren werden.

Sie können in den Grundeinstellungen unter Kommunikation festlegen, dass die Entfernungsdatenbank mit den durch Google Maps ermittelten Werten befüllt wird. Wenn die Option Soll-Km mit Entfernungsdatenbank berechnen aktiviert ist, wird zuerst die Entfernungsdatenbank befragt und dann, falls die Daten dort nicht vorhanden sind, wird die Abfrage erst an Google Maps gerichtet.

Auftragsimport

Falls Sie eine Liste von Aufträgen vorliegen haben, die relevante Auftragsdaten enthält, können Sie diese mit Hilfe unserer flexiblen Import Schnittstelle automatisiert anlegen lassen. Dazu gehen Sie beim erstmaligen Import wie folgt vor:

• Falls die Liste als Excel oder LibreOffice-Calc Datei vorliegt, exportieren Sie sie als CSV-Datei mit ; als Trenner. Wichtig ist, dass in der ersten Zeile die Spaltennamen stehen. Anhand dieser Spaltennamen werden Dateien dieses Typs bei späteren Imports erkannt. Außerdem dienen sie zur Zuordnung zu den Auftragsattributen.
• Laden Sie die Datei im Fracht-PROFI unter Datenbank/Aufträge als CSV Datei importieren hoch. Sie sehen die importierten Daten in der oberen Hälfte der Ansicht. Wenn Sie nur unleserliche Zeichen sehen, korrigieren Sie den Zeichensatz und wiederholen das Hochladen. In der ersten Spalte werden alle Zeilen durchnummeriert.
• Ordnen Sie jetzt in der unteren Hälfte der Ansicht allen Import-Spalten einen Spaltennamen aus der oberen Bildschirmhälfte zu, der die entsprechende Information enthält. D.h. der Spalte Kunde ordnen Sie einen Spaltennamen zu, der die Kundenadresse enthält, der Spalte Empfänger den Spaltennamen, der die Empfängeradresse enthält usw. Mindestens Kunde und Empfänger müssen versorgt werden, alle anderen Import-Spalten sind optional (Ladestelle und Entladestelle werden automatisch auf Kunden- bzw. Empfängeradresse gesetzt, wenn sie nicht zugeordnet werden). Die verfügbaren Importspalten wählen Sie aus der Auswahlbox aus. Ihre Zuordnungen werden für diesen csv-Dateityp (er wird anhand der Spaltennamen erkannt) gespeichert und müssen daher nur beim ersten Mal gemacht werden.
• Sind alle erforderlichen Zuordnungen gemacht, betätigen Sie die Schaltfläche Adressen zuordnen. Fracht-PROFI versucht nun, die Adressen aus den zugeordneten Spalten zu identifizieren und in der Adressdatenbank zu finden bzw. die Daten aus den anderen zugeordneten Spalten zu übernehmen. Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert. Für die Adresszuordnung müssen die Adressen in der Form Firmenname/Adresse/Postleitzahl/Ort vorliegen, was meist nicht der Fall sein wird. Eine fehlgeschlagene Adresszuordnung ist aber kein Problem, denn Sie können die zugehörige Adresse für die entsprechende Spalte in der jeweiligen Zeile (die Zeilennummern entsprechen denen in der oberen Ansicht) mit der Suchfunktion identifizieren und auswählen. Diese Zuordnung wird gespeichert und steht für folgende nachfolgende Imports automatisch zur Verfügung.
• Haben Sie alle Adressen zugeordnet und es sind keine Zeilen mehr rot eingefärbt, so können Sie die Schaltfläche Importieren betätigen und damit die Auftragsanlage starten. Damit stehen Ihnen die Aufträge zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Bei weiteren Imports brauchen Sie nicht mehr zu tun als nach dem Hochladen die beiden Schaltflächen zu betätigen. Sollten neue Adressen hinzukommen, ordnen Sie sie auf die oben beschriebene Weise erstmalig neu zu. Bauen Sie Ihre Kundendatei erst neu auf oder importieren Sie viele wechselnde Kunden über csv-Dateien vom immer gleichen Typ, empfiehlt es sich, ihre Kundendaten dem Importformat so anzupassen, dass die Adressen automatisch erkannt werden. Gerne unterstützen wir sie auch beim Import, indem wir die Erkennungsfunktion auf Ihr spezielles Format erweitern. Scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren.

Systemfunktionen

User-Manager

Nach Aufruf dieses Menüpunktes mit der Admin Berechtigung wird die Benutzerverwaltung präsentiert. Mit der User Berechtigung ist die Verwaltung nicht aufrufbar. Hier können Sie nun neue Benutzer anlegen, die sie wahlweise mit einer Administrator- oder Userberechtigung versehen können.

Der admin-Benutzer kann nicht gelöscht werden.

Doppelt erfasste Adressen korrigieren

Manchmal werden in der Hektik des Alltags Firmenadressen doppelt erfasst. Bis das bemerkt wird, ist es meist zu spät, es sind dem Kunden bereits mit beiden Adressen Aufträge, Rechnungen usw. zugeordnet.

Mit dieser Funktion ist es möglich, solche Adressen zusammenzuführen. Sie rufen den Dialog unter Datenbank/Doppelt erfasste Adressen korrigieren auf.

Anschließend wählen Sie in der oberen Auswahlbox die richtige Kundenadresse aus und in der unteren Auswahlbox die dem Kunden versehentlich zugeordnete zweite Adresse.

Sie sehen, wie viele Aufträge mit den jeweiligen Kundenadressen verknüpft sind.

Anschließend betätigen Sie den Button Umbuchen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Nachdem Sie diese bestätigt haben, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und sehen, dass die Aufträge nun mit der neuen Adresse verknüpft wurden.

Sie können gleich in diesem Dialog die obere Adresse löschen. Dazu betätigen Sie den darunter erschienenen Button Adresse löschen. Die Adresse darf mit keinem Auftrag mehr verknüpft sein.

Auch hier erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Adresse gelöscht und der Button Adresse löschen verschwindet. Sie können den Dialog nun schließen oder weitere doppelte Adressen zusammenführen.

Unbenutzte Kurzadressen löschen

Kurzadressen, die nur kurzfristig benötigt werden, bleiben nach der Archivierung ohne Funktion zurück und werden häufig nicht mehr benötigt. Mit dieser Funktion können Sie alle Kurzadressen, die keine Verknüpfung im Programm mehr aufweisen, löschen. Rufen Sie dazu den Menüpunkt Unbenutzte Kurzadressen löschen im Menü Datenbank auf.

Nach einer Bestätigungsabfrage werden alle unbenutzten Kurzadressen gelöscht und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, wie viele davon betroffen waren.

Meldung an Statistik Austria

Jeder Halter von Lastkraftwagen in Österreich ist verpflichtet, nach Aufforderung durch die Statistik Austria eine Wochenmeldung über alle in eine Berichtswoche fallenden Transportleistungen zu erstellen.

Dieser Bericht stellt ohne entsprechende Unterstützung einen großen zeitlichen und administrativen Aufwand dar. Da im Fracht-PROFI aber alle für die Erstellung dieser Meldung notwendigen Daten bereits im Zuge der Auftragserfassung und Disposition erzeugt wurden, kann auf Knopfdruck eine Ausfüllhilfe für die Statistik Austria erstellt werden, die alle relevanten Daten enthält, die dort eingegeben werden müssen. Sie können den Bericht im Menü unter Auswertungen mit Meldung Statistik Austria aufrufen.